Kunde
Herausforderung
- Analoge Personaleinsatzplanung (PEP) ohne Berücksichtigung betrieblicher Anforderungen
- Unklare Kommunikation mit Mitarbeitenden
- Doppelte Stammdatenpflege für PEP und Zeitwirtschaft
Lösung
- Schnellere und bessere PEP, die die Anforderungen des Unternehmens aber auch der Mitarbeitenden berücksichtigt
- Transparenz für Mitarbeitende dank App
- Einfache Datenpflege: PEP und Zeitwirtschaft in einer Software
Das Problem
Das Modehaus Heick & Schmaltz plante seine Mitarbeitenden analog auf Papier. Dazu schloss sich der Hausgeschäftsleiter für einen Tag in sein Büro ein und plante auf einem DIN A3 großen Papier rund um die verfügbaren Mitarbeitenden den anstehenden Monat. Der Plan wurde anschließend vor Ort ausgehängt, Änderungen hinzu gekritzelt und darauf gehofft, dass alle die (geänderten) Informationen rechtzeitig erhielten. Das war aber nicht immer der Fall. Die Zeiterfassung lief separat über eine Stechuhr mit Transpondern. Die Mitarbeitenden erhielten dazu einen monatlichen Arbeitszeitbericht. Die getrennte Bearbeitung von Einsatzplan und Zeitwirtschaft sorgte für eine aufwändige doppelte Stammdatenpflege.
Die Lösung
Mit der Einführung von Gastromatic wurden Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft zusammengeführt. Die Planung wird jetzt in der Hälfte der Zeit erledigt und das Ergebnis ist nicht nur schneller, sondern auch qualitativ besser, weil verschiedene Anforderungen berücksichtigt werden können. Das gilt sowohl für Wunschzeiten und Fähigkeiten von Mitarbeitenden als auch für den Personalbedarf aus betrieblicher Sicht. Die Personaleinsatzplanung läuft mittlerweile in zwei Schritten. Zunächst gibt es eine grobe Monatsplanung, die dann pro Woche verfeinert wird, wenn Ausfälle durch Krankheiten bekannt sind. Dafür nutzt das Modehaus gerne die Möglichkeit der offenen Schichten, auf die sich verfügbare Mitarbeitende via App bewerben können. Dass Dienstplan, Arbeitszeiten, Urlaubstage und Co. jetzt transparent und jeder Zeit einsehbar sind, finden die Mitarbeiter:innen super. Marian Sabais, der als Bereichsleiter Controlling der Henschel-Gruppe für die Auswertungen zuständig ist, erzählt, dass durch die Berücksichtigung des Personalbedarfs in Bezug auf Peak-Zeiten im Geschäft bereits mit kleinen Personalanpassungen Abteilungen gleichzeitig gestärkt und entlastet werden können.
gastromatic beschreiben?
„Einfach, innovativ und effektiv“
Das Ergebnis
„Es geht nicht nur um die massive Zeitersparnis. Mit gastromatic machen wir eine bessere und genauere Personaleinsatzplanung, die sowohl die Anforderungen des Unternehmens aber auch die der Mitarbeitenden berücksichtigt.“
Mit maximaler Zeitersparnis, einer besseren und genaueren Personaleinsatzplanung und dem direkten Draht zu den Mitarbeitenden, erlebt das Modehaus Heick & Schmaltz gleich mehrere Vorteile im Personalmanagement. Aber nicht nur bekannte Probleme werden mit gastromatic gelöst. Die Software, die PEP und Zeitwirtschaft verbindet, deckt Potentiale auf, die vorher gar nicht sichtbar waren. So kann der Hausgeschäftsleiter einer Unterbesetzung in einer Abteilung im Handumdrehen Abhilfe leisten, wenn er digital im Blick hat, wo in anderen Abteilungen personell noch Luft ist. Mit kleinem Aufwand erzielt das Modehaus so einen großen Effekt, der für alle Beteiligten positiv ist.