Die Kolariks Freizeitbetriebe beschäftigen je nach Saison 80 bis 130 Mitarbeitende in ihren verschiedenen Betrieben. Vor gastromatic wurde für die drei Bereiche mit einem stationären Zeiterfassungssystem gearbeitet, über das sich die Mitarbeitenden per Chipkarte einstempeln konnten. Um die Zeiten auswerten zu können, mussten sich die Verantwortlichen auf einen Server einwählen und konnten dort die Informationen auslesen. Das war mit einem großen Arbeits- sowie Wartungsaufwand verbunden. Die davon entkoppelte Dienstplanung war ebenfalls zeitaufwändig und unübersichtlich.

Die verschiedenen Abteilungsleiter*innen schrieben die Pläne händisch oder via Excel, druckten sie aus und hingen die Informationen dann im Betrieb aus. Mitarbeitende hatten also nur vor Ort Zugriff auf die Informationen. Andere Mitarbeitenden-Kommunikation zu beispielsweise Arbeitszeiten, Urlaubsanspruch & Co. fand nur einmal im Monat statt. Mitarbeitende bekamen dann eine Übersicht, die sie für den Folgemonat gegenzeichnen mussten. Für den gesamten Prozess von Planung über Zeiterfassung zu Auswertung und Lohnabrechnung waren viele Stellen im Betrieb mit vielen Zetteln beschäftigt.