Am immensen Arbeitsaufkommen für uns als Planer haben wir gemerkt: Wir brauchen dringend eine digitale Lösung.Nicolas Zepf
Forsthaus Auerhahn
gastromatic spart dem Hotel Forsthaus Auerhahn monatlich rund 40% Planungszeit
Forsthaus Auerhahn
gastromatic spart dem Hotel Forsthaus Auerhahn monatlich rund 40% Planungszeit
Ein Familienbetrieb mit Anspruch: persönlich für Gäste da sein – trotz komplexer Planung
Als familiengeführtes Ferien- und Wellnesshotel in Baiersbronn liegt das Forsthaus Auerhahn ganz am Ende eines ruhigen Schwarzwaldtals. Mit familiärer Atmosphäre, 2.500 qm Spa-Bereich und kulinarischer Vielfalt schafft das Haus den Rahmen für entspannte Auszeiten. Damit dieses Versprechen im Alltag zuverlässig gelingt, hält ein Team aus 150 Mitarbeitenden den Betrieb am Laufen – und genau hier wurde effiziente, transparente Personalplanung zum entscheidenden Hebel.
Nicolas Zepf verantwortet in der Geschäftsführung unter anderem Personalwesen, Buchhaltung, Controlling und das operative Management. Und genau dort wurde der Druck spürbar: Personalplanung und Zeiterfassung kosteten zu viel Zeit – und zu viele Nerven.
Mitarbeitende
Planer:innen
Hotel
Branche
%
Zeitersparnis pro Monat
7 h
weniger Korrekturen von Arbeiteszeiten pro Monat
60 h
weniger Aufwand für Dienstplanung pro Monat
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Zeitersparnis pro Monat
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weniger Korrekturen von Arbeiteszeiten pro Monat
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weniger Aufwand für Dienstplanung pro Monat
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Zeitersparnis pro Monat
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weniger Korrekturen von Arbeiteszeiten pro Monat
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weniger Aufwand für Dienstplanung pro Monat
Mitarbeitende
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Zeitersparnis pro Monat
Die Herausforderung
Handgeschriebene Dienstpläne und manuelle Überträge
Vor gastromatic wurden die Dienstpläne tatsächlich noch von Hand geschrieben. Der größte Aufwand entstand vor allem an zwei Stellen:
- Dienstplanerstellung auf Papier
- Arbeitszeiten manuell in die Lohnabrechnungssoftware übertragen
Dazu kam eine weitere Herausforderung, die im Alltag schnell teuer wird: der Überblick über Arbeitszeitkonten und Urlaubskonten – und was das jeweils für den Dienstplan bedeutet. Die Konsequenz: Der Status quo war zwar irgendwie machbar, aber nur mit sehr hohem Aufwand. Und für den Familienbetrieb war es vor allem eins: ein Zeitfresser. Der Zeitaufwand erschwerte andere wichtige Planungen deutlich.
Die Lösung
Eine Empfehlung aus der Region – und eine Lösung, die zur Branche passt
Bei der Suche nach einer digitalen Lösung war dem Forsthaus Auerhahn besonders wichtig, dass sie optimal auf die speziellen Bedürfnisse der Branche zugeschnitten ist. Ein konkretes Beispiel, das zeigt, wie „branchenfit“ im Alltag aussieht: die Soll-Tage-Reduzierung an Feiertagen. Was früher händisch für alle Mitarbeitenden eingetragen werden musste, läuft heute automatisch.
Auf gastromatic aufmerksam wurde das Team über den Austausch mit Kolleg:innen aus der Region. Überzeugt hat dann nicht nur der Funktionsumfang, sondern auch der Prozess davor:
„Eine super Präsentation der Möglichkeiten sowie eine ganz angenehme und unaufdringliche Kommunikation vor dem Vertragsabschluss.“
Die Einführung lief schrittweise: Erst Dienstplanung und Arbeitszeiterfassung mit Schnittstelle zur bestehenden Lohnabrechnung – später dann auch der Wechsel in der Lohnabrechnung zu gastromatic bzw. cleverlohn.
7 h
weniger Korrekturen von Arbeiteszeiten pro Monat
60 h
weniger Aufwand für Dienstplanung pro Monat
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weniger Aufwand für Dienstplanung pro Monat
Das Ergebnis
Messbar weniger Aufwand – und mehr Struktur im Alltag
Auch aus unternehmerischer Sicht hat sich die Lage verbessert: mehr Transparenz für das Team und die Führung, effizienteres Planen und bessere Kontrolle arbeitsrechtlicher Bestimmungen. Ein weiterer spürbarer Schritt: Dank des digitalen Dokumentenmanagements in gastromatic müssen Formulare und Dokumente nicht mehr in Papierordnern gepflegt werden.
Das Dokumentenmanagement ist eine wunderbare Sache. Die lästigen Folder mit ausgedruckten Formularen & Dokumenten gehören der Vergangenheit an.Nicolas Zepf
Und auch die Kommunikation im Team wurde einfacher – gerade bei kurzfristigen Änderungen: Diese müssen nun nicht mehr wie früher an alle einzeln kommuniziert werden sondern werden nun mit einem Klick veröffentlicht.
Wie bei vielen Umstellungen gab es anfangs Nervosität im Team – die sich aber schnell gelegt hat. “Heute ist digital für viele Mitarbeitende einfach Standard, besonders bei jüngeren Teams”, sagt Nicolas. Und warum er gastromatic weiterempfiehlt, spiegelt die Kultur des Forsthauses gut wider:
„Weil es den Alltag immens erleichtert und somit wichtige Zeit freigeschaufelt werden kann. Gerade für uns als Familienbetrieb, welcher sich dadurch auszeichnet, dass wir immer persönlich mit unseren Gästen im Kontakt sein wollen, war gastromatic ein absoluter Glücksgriff.“
