Kunde
Herausforderung
- Zeitgleiche Koordination von 19 Standorten und dem Online-Shop
- Besetzung verschiedener Positionen und effizienter Einsatz von Springern
- Mitarbeiterorientierte Personalplanung kaum möglich durch Excel
- Jede einzelne Filiale hat ihre eigene Organisationsstruktur
Lösung
- Mit gastromatic wird eine zentrale Koordination aller Filialen möglich
- Effiziente Dienstplanung und unkomplizierte Zeiterfassung sind in einer Software gebündelt
- Zielorientierte Kommunikation und ein zufriedenes Team
Das Problem
Wenn Markus nicht gerade mit Projektarbeit und Unternehmensentwicklung beschäftigt war, kümmerte er sich um die zahlreichen Excel-Tabellen jeder einzelnen Filiale – alle einzelnen Informationen zusammenzubringen und effizient zu verarbeiten, war sehr herausfordernd. Die Personalplanung wurde sowohl über Excel-Listen als auch über Whatsapp und händisch ausgefüllte Zettel koordiniert – das umfasste spontane Schichtwechsel, Urlaubsanträge und Krankheitsmeldungen. Die Zeiterfassung war hierbei noch gar nicht eingerechnet. Die anspruchsvolle Aufgabe, alle organisatorischen Fäden zusammenzuhalten, während auch der Betriebsalltag parallel lief, erforderte starke Nerven und einen hohen Zeitaufwand.
„Die Zeitersparnis ist deutlich spürbar – Bürozeiten sind inzwischen fast wie unsere Filialzeiten.“ Den zusätzlichen Zeitaufwand, um Dienstpläne zu schreiben, Schichten zu besetzen und mögliche Ausfälle neu zu koordinieren, kann Markus gar nicht richtig beziffern. Alle Dienstpläne mussten mit den einzelnen Filialen abgestimmt werden, teilweise mussten mehrere Schleifen gedreht werden und am Ende musste doch oft spontan noch einiges angepasst werden. Kapazitäten nicht eingesetzter Mitarbeitender konnten nicht abgebildet werden und es kam oft genug vor, dass sich Urlaubszeiten überschnitten.
Zusätzlich musste bedacht werden, dass pro Standort verschiedene Positionen verteilt werden, die jeweils von unterschiedlichen Mitarbeitenden besetzt werden müssen: Die Filialen müssen durch Vertriebsmitarbeitende besetzt werden, gleichzeitig werden auch Schneiderinnen und Schneider benötigt und Teammitglieder, die sich um den Online-Shop kümmern. Alle Dienstplanbezogenen Nebenbedingungen im Kopf zu behalten, während man die unterschiedlichen Aufgaben verteilt und die verschiedenen Kommunikationskanäle im Auge behält, war eine große Herausforderung.
Die Lösung
Durch einen Bekannten aus der Gastronomie erfuhr Markus von gastromatic. Markus sah direkt die Parallelen zu seinen eigenen Herausforderungen: Auch er musste sein Personal flexibel einsetzen und die Schichten so besetzen, dass die unterschiedlichen Rollen fair aufgeteilt sind. Besonders überzeugend war für Markus die Möglichkeit, sich sein eigenes Paket so zusammenzustellen, wie er es für seinen Arbeitsalltag brauchte – es gibt keine unnötigen Features, sondern nur die Optionen, die er wirklich bucht und nutzt.
Im April 2024 ist cove Kunde geworden und seitdem sind die Whatsapp- und Excel-Dienstpläne passé. Mit Leichtigkeit geht es für Markus seitdem durch seinen Arbeitsalltag: eine einfache und effiziente Dienstplanung ist nun sein Daily Business. Und das Beste: Die Einsatz- und Urlaubswünsche der Mitarbeitenden können von ihnen persönlich direkt in die gastromatic App eingespeist werden – das eliminiert nicht nur den Whatsapp-Zwischenschritt in der Planung, sondern erleichtert auch den Austausch der individuellen Anliegen der Mitarbeitenden. Außerdem gibt es die Möglichkeit, mit den Teammitgliedern unterschiedliche Konditionen abzusprechen. Das hilft Markus enorm dabei, auf die individuellen Bedürfnisse seiner Mitarbeitenden einzugehen. „Die Sonderregelungen, die man mit den Mitarbeitenden treffen kann, sind super hilfreich, um individuell auf alle eingehen zu können.“ Durch die gastromatic App können die Mitarbeitenden in allen 19 Standorten hinterlegen, wann sie ihre präferierten Schichten leisten wollen und wann sie ihre Urlaubstage einreichen. Im System kann Markus dann wiederum alle zu verteilenden Positionen hinterlegen und die Software besetzt – gemessen an Wunschzeiten, Einsatzgebiet und Standort – die Schichten automatisch. Dafür hat er die zu besetzenden Tätigkeiten in klare Schichtdefinitionen implementiert, wodurch ihm Vorlagen für spezifische, vorgefertigte Pläne vorgeschlagen werden – Markus entscheidet dann nur noch, welche Pläne für die aktuelle Woche am besten passen.
gastromatic beschreiben?
„zielorientiert, kundenorientiert, transparent“
Das Ergebnis
Der Arbeitsaufwand für Markus hat sich spürbar reduziert – inzwischen lassen sich seine Bürozeiten mit den Filialöffnungszeiten vergleichen. Überstunden wegen der Dienstplanung muss er nicht mehr machen. Er hat in seinem Arbeitsalltag nun mehr Zeit, sich auf den regulären Betriebsalltag zu konzentrieren und die Kommunikation mit den Mitarbeitenden hat sich auch verbessert – durch die klaren Strukturen in der gastromatic App ist das alltägliche Miteinander entspannter und transparenter geworden.
Die Planung findet nun zentral statt und es gibt keine unterschiedlichen Excel-Tabletten zu den einzelnen Standorten mehr. Der Bedarf ist nun besser planbar, wodurch sowohl das kurzfristige Termin-Geschäft als auch die Hochphasen im Frühjahr und Sommer besser bedacht werden können. Markus fungiert nicht mehr als Dreh- und Angelpunkt zwischen Dienstplan und den individuellen Einsatz- und Urlaubswünschen der Mitarbeitenden. Das Team sieht im Smartphone die Übersicht der eigenen Schichten und hat auch Einsicht in die Schichten der anderen Teammitglieder, sodass ein Schichttausch bei Bedarf ganz einfach kommuniziert werden kann. Der Abgleich zwischen den Filialen ist nun einfacher, die Zeiterfassung vereinfacht und gegebenenfalls angefallene Überstunden sind nachvollziehbar – davon profitieren auch die Mitarbeitenden.
Markus lobt vor allem das Kosten-Nutzen-Verhältnis und den Funktionsumfang von gastromatic: Durch die Möglichkeit, jederzeit an den digitalen Videoschulungen teilnehmen können, erschließt sich das übersichtliche und intuitive Interface sehr schnell. Die einfache Handhabung der Software erlaubt einen einfachen Datenabgleich zwischen den Filialen und ermöglicht die zielorientierte Kommunikation mit dem Team. Es herrscht nun ein besseres Verständnis für den Personalbedarf in den Filialen, sodass die effiziente Planbarkeit gewährleistet ist. „gastromatic ist übersichtlich und intuitiv – und falls man doch Hilfe braucht, ist der Support super!" cove verkörpert ein jahrhundertealtes Handwerk und verfeinert es mit innovativen Techniken – gastromatic ist ein weiteres Instrument, das den Werten von cove unterstützend zur Hand geht.