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Richtig Einkaufen: So optimierst du deine Kosten

In diesem Gastbeitrag von MEINbusiness findest du hilfreiche Tipps, wie du den Einkauf für deinen Betrieb analysieren, optimieren und dadurch Geld sparen kannst.
  • 1.
    Verschaffe dir einen Überblick
  • 2.
    Hole dir Angebote ein
  • 3.
    Triff Vereinbarungen mit deinen Lieferant*innen
  • 4.
    Kontrolliere deine Einkaufsvereinbarungen
  • 5.
    Reduziere deinen Wareneinsatz
  • 6.
    Fazit

Verschaffe dir einen Überblick

Wer regelmäßig einkauft, kennt es nur zu gut: stapelweise Rechnungen. Wenn man seine Ware dann noch über mehrere Lieferant*innen erhält, kann es schon mal unübersichtlich werden. Manche Rechnungen kommen per Mail, andere oft noch per Post. Um richtig einkaufen zu können, solltest du dir im ersten Schritt einen Überblick über deine Rechnungen verschaffen. Nur wenn du genau weißt, wie viel du wovon zu welchem Preis kaufst, kannst du deinen Einkauf auch optimieren. Oft verwenden Lieferant*innen in ihren Rechnungen unterschiedliche Einheiten, was bedeutet, dass die Zahlen harmonisiert und auf die gleiche Einheit umgerechnet werden müssen. Mit MEINbusiness kannst du die Analyse deiner Rechnungen automatisieren und gewinnst dadurch wertvolle Zeit.
Nachdem du anhand deiner Rechnungen herausgefunden hast, wo du den höchsten Warenumsatz hast, versuchst du nun diesen zu optimieren. Hierfür kannst du die Pareto-Methode nutzen, welche besagt, dass 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden. Die verbleibenden 20 % der Ergebnisse erfordern mit 80 % des Gesamtaufwandes die meiste Arbeit. Konkret heißt das: Schaue dir zunächst die oberen 20 % der Produkte an, für die du am meisten Geld ausgibst, und versuche diese zu optimieren, um einen größtmöglichen finanziellen Vorteil zu erzielen.

TIPP

Lege deinen Fokus auf die Produkte, die du in großen Mengen einkaufst und einen hohen Wareneinsatz haben (Hauptartikel). Zwar ist jeder Cent wichtig, jedoch lohnt es sich oft nicht, Verhandlungen für Produkte mit Centbeträgen und geringem Einkaufsvolumen einzugehen.

Hole dir Angebote ein

Wenn du dir deine Lieferant*innen anschaust, solltest du nicht nur auf den Preis, sondern auch auf Faktoren wie Vertrauen, Zuverlässigkeit und Pünktlichkeit achten. Zudem ist es ratsam, nicht nur aus Gewohnheit bei einem*r Lieferant*in zu bleiben, sondern sich immer wieder zu erkundigen, ob es neue Lieferant*innen gibt. Stelle dir am besten regelmäßig folgende Fragen:
  • Stimmt die Qualität zu bestimmten Preisen noch?
  • Wo kommt die Ware her?
  • Hat ein*e andere*r Lieferant*in die gleiche Ware zu besseren Konditionen?
Die Angebote der eigenen Lieferant*innen in regelmäßigen Abständen zu hinterfragen ist wichtig, denn diese haben, wie wir wissen, nichts zu verschenken. Idealerweise sprichst du deine Händler*innen ein- bis zweimal pro Jahr aktiv an, handelst fixe Preise aus und fragst nach Rabatten.

Triff Vereinbarungen mit deinen Lieferant*innen

Eine wichtige Grundsatzentscheidung bei Vereinbarungen mit Lieferant*innen sind die Themen Boni und Rabatte. Oft werden noch umsatzabhängige Jahresrückvergütungen, gestaffelt nach dem jeweilig erreichten Umsatz, getroffen. Das bedeutet: Je höher der Umsatz, desto höher der Bonus, welcher meist am Anfang des Folgejahres als Gutschrift verrechnet wird.
Wenn du dir sicher bist, dass du mit einem*r Lieferant*in langfristig zusammenarbeiten möchtest und das Einkaufsvolumen gut prognostizierbar ist, empfiehlt es sich jedoch, einen Sofortrabatt oder Sonderpreise zu fordern. Der Vorteil hier ist, dass das Geld, das bei einem Jahresbonus erst nach 1 Jahr ausgeschüttet wird, sofort auf dem Wareneinsatz und dem Konto spürbar ist.
Sollte es nötig sein, dass du kurzfristig Liquidität benötigst, bieten manche Händler*innen auch die Möglichkeit einer Rabattvorauszahlung an. Hier werden Preisrabattierungen oder Boni im Vorhinein, gemessen an dem zu erreichenden Einkaufsumsatz auf 1-5 Jahre, von dem*der Lieferant*in an dich ausgezahlt. Eine vertragliche Bindung der Zusammenarbeit auf diese Laufzeit ist hier unabdingbar. Zwar wirken sich die höheren Einkaufspreise im Anschluss auf deine Wareneinsätze aus, dafür hast du aber Kapital, das du in deinen Betrieb investieren kannst.
ökosystem meinbusiness

Kontrolliere deine Einkaufsvereinbarungen

Mit vielen Einkaufsvereinbarungen ist es wie mit guten Vorsätzen für das neue Jahr: Zu Beginn sind sie noch präsent, werden aber im Laufe des Jahres vergessen. Oft ändern sich auch die Gegebenheiten, so können z. B. Artikel und Marken, auf die man ursprünglich Sonderpreise vereinbart hat, am Markt nicht mehr lieferbar sein oder ändern sich, weil eine neue Speise- oder Getränkekarte eingeführt wird. Auf einmal zahlt man Listenpreise auf Hauptartikel oder Vereinbarungen werden nicht mehr erfüllt, weil die falsche Marke bestellt wird. Daher ist es wichtig, dass du deine Einkäufe nicht nur einmal im Jahr, sondern mindestens einmal im Quartal genau prüfst und gegebenenfalls nachverhandelst.

TIPP

MEINbusiness bietet ein Einkaufsberichtswesen, das aus den digitalisierten Rechnungen – lieferantenübergreifend mit Umsätzen, Mengen und Preisentwicklungen – alle Einkaufsebenen transparent sowie jederzeit automatisch und ohne Dateneingaben analysierbar macht.

Reduziere deinen Wareneinsatz

Sei so zuverlässig wie dein*e Lieferant*in. Es ist wichtig, langfristige Beziehungen aufzubauen, um bessere Preise und Konditionen zu erhalten. Eine regelmäßige Bestellung bei dem*der gleichen Lieferant*in und pünktliche Zahlungen können dabei helfen, eine solche Beziehung aufzubauen.
Die richtige Rezeptur ist ein weiterer wichtiger Faktor, um deinen Einkauf richtig zu planen. Durch die genaue Kenntnis der benötigten Zutaten für jedes Gericht, kannst du unnötige Einkäufe vermeiden. MEINbusiness bietet hier eine riesige Rezeptdatenbank, in der du jedes Rezept anlegen und kalkulieren kannst. Durch eine genaue Kalkulation weißt du dann, was jedes Gericht im Einkauf kostet.
Um Überbestellungen und unnötige Kosten zu vermeiden, solltest du deine Einkäufe sorgfältig planen und strukturieren. Damit du deine Karte optimieren und dich auf die Produkte konzentrieren kannst, die wirklich benötigt werden, eignet sich eine Renner-Penner-Analyse. Mehr über die Methode erfährst du hier.

Fazit

Deinen Einkauf zu optimieren ist keine einmalige Sache, sondern ein täglicher und fortlaufender Prozess. Diesen nicht schleifen zu lassen ist sehr wichtig. Eine langfristige und strategische Herangehensweise an deinen Einkauf in der Gastronomie ist der Schlüssel, um deine Kosten zu optimieren und so dein Business rentabler zu machen. Ob Analysen und Rechnungen, Buchhaltungsvorbereitung oder Rezeptieren und Kalkulieren: Die MEINbusiness Software bietet eine umfassende Lösung, um all diese Funktionen in Kombination mit gastromatic und deinem Kassensystem abzudecken.

Über MEINbusiness

Im Jahr 2014 starteten Markus Schwarzenbacher und Markus Schnirzer gemeinsam mit „Die Einkaufsberater“ und begannen, Gastronomien bei ihren Einkäufen zu unterstützen. Damit ihre Kundinnen beim Einkauf Geld sparen konnten, übernahmen die beiden die Preisverhandlungen mit den Lieferantinnen. Anfangs verwendeten sie Excel, aber bald wurde klar, dass sie eine Lösung benötigten, die nicht nur eine Übersicht über ihre Einkaufspreise bot.

Ihr Wunsch war eine Softwarelösung für das F&B-Management, die Rezepte erstellen und mit den gegebenen Einkaufspreisen kalkulieren kann, alle Umsätze und Kosten bis auf die Positionsebene aufschlüsselt und das alles ohne manuelle Dateneingabe. Daraus entstand die Idee für die Software as a Service (SaaS) MEINbusiness.

Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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