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Beruflich oder nicht beruflich? Das ist hier die Frage ...
- 1.Was sind Betriebsausgaben?
- 2.Warum sind Betriebsausgaben so wichtig für Unternehmer?
- 3.Welche Ausgaben gelten als Betriebsausgaben?
- 4.Welche Arten von Betriebsausgaben gibt es?
- 5.Voraussetzungen für (beschränkt) abzugsfähige Betriebsausgaben
- 6.Vorweggenommene und nachträgliche Betriebsausgaben
- 7.Betriebsausgaben-Pauschale
- 8.Absetzung von Betriebsausgaben
- 9.Die Buchung – so funktioniert es korrekt
- 10.Häufige Fehler und und wie du sie vermeidest
- 11.Fazit: Betriebsausgaben clever nutzen und Steuern sparen
„Ich dachte, das kann ich absetzen!?“ – Mit dieser Frage saß eine Einzelhändlerin bei ihrem Steuerberater, als es um den neuen Kassentresen ging. Im Alltag eines Geschäftsinhabers fließen Ausgaben links und rechts: neue Kasse, Reinigungskräfte, Werbeanzeigen, vielleicht ein kleiner Kundenevent. Aber welche Kosten zählen wirklich als Betriebsausgaben des Betriebes – und welche nicht? Genau das klären wir in diesem Beitrag.
Was sind Betriebsausgaben?
Die Grundlage ist juristisch eindeutig geregelt: Betriebsausgaben sind laut § 4 Abs. 4 EStG¹ alle Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind. Heißt: Jede Ausgabe, die dem Unternehmen dient, kann prinzipiell als Betriebsausgabe gelten.
Betriebsausgaben vs. Werbungskosten vs. Werbekosten
Wann immer von Betriebsausgaben die Rede ist, fallen gerne auch die Begriffe „Werbungskosten“ und „Werbekosten“ (oder auch „Werbeausgaben“). Alle drei Begriffe beziehen sich auf eine bestimmte Art von Ausgabe, damit enden die Gemeinsamkeiten aber auch schon. Der Unterschied zwischen Betriebsausgaben, Werbungskosten und Werbekosten ist:
- Betriebsausgaben hast du immer dann, wenn du selbständig tätig bist. Darunter fallen alle Kosten, die durch das Unternehmen veranlasst sind, also zum Beispiel Gehälter und Löhne, betriebliche Versicherungen, Büromiete und mehr.
- Werbungskosten haben alle, die nicht selbständig, also angestellt sind. Angestellte können Kosten für beruflich relevante, aber privat bezahlte Weiterbildungen, Abos für Fachzeitungen, Steuerberatungskosten und ähnliches absetzen.
- Werbekosten entstehen immer dann, wenn du Werbemittel wie Websites, Broschüren und Co. für dein Unternehmen anfertigen lässt. Werbekosten zählen damit zu den Betriebsausgaben.
Betriebliche Veranlassung
Die betriebliche Veranlassung ist ein zentraler Aspekt bei der Absetzung von Betriebsausgaben. Damit eine Ausgabe als Betriebsausgabe anerkannt wird, muss sie durch den Betrieb des Steuerpflichtigen veranlasst sein. Das bedeutet, dass ein objektiver wirtschaftlicher Zusammenhang zwischen der Ausgabe und dem Betrieb bestehen muss.
Ein praktisches Beispiel: Die Anschaffung von Büromaterialien für die Geschäftstätigkeit. Diese Ausgabe ist direkt mit dem Betrieb verbunden und dient der Erzielung von Einkünften. Ein weiteres Beispiel könnte die Investition in eine neue Kassensoftware sein, die den Verkaufsprozess effizienter gestaltet.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass nicht alle Ausgaben, die für den Betrieb getätigt werden, automatisch als Betriebsausgaben anerkannt werden. Wenn eine Ausgabe nicht direkt mit dem Betrieb verbunden ist oder eine private Veranlassung hat, kann sie nicht als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Ein Beispiel hierfür wäre der Kauf eines Fahrrads, das sowohl privat als auch geschäftlich genutzt wird. Hier muss klar dokumentiert werden, in welchem Umfang das Fahrrad betrieblich genutzt wird.
Warum sind Betriebsausgaben so wichtig für Unternehmer?
Steuerliche Auswirkungen und Vorteile
Der Clou bei Betriebsausgaben: Sie mindern den zu versteuernden Gewinn. Zu den abzugsfähigen Betriebsausgaben gehören auch Betriebssteuern wie Körperschaftssteuer und Lohnsteuer. Je mehr legitime Betriebsausgaben angesetzt werden, desto niedriger fällt die Steuerlast aus. Und das ganz legal. Ein Beispiel:
Gewinnminderung durch Betriebsausgaben – ein Rechenbeispiel
Ein kleiner Einzelhändler erwirtschaftet 80.000 € Jahresumsatz. Davon entfallen 30.000 € auf typische Betriebsausgaben – etwa Miete, Waren, Personal, Werbung und Strom.
Umsatz: 80.000 €
– Betriebsausgaben: 30.000 €
= Gewinn: 50.000 €
Nur die 50.000 € Gewinn sind zu versteuern. Ohne die geltend gemachten Betriebsausgaben läge die Steuerlast deutlich höher. Genau deshalb lohnt es sich, diese Ausgaben klug zu dokumentieren und optimal zu nutzen.
Welche Ausgaben gelten als Betriebsausgaben?
Grundsätzlich gelten alle Ausgaben, die betrieblich veranlasst sind, als Betriebsausgaben. Zu den typischen Betriebsausgaben in Deutschland zählen:
- Personalkosten also Löhne, Gehälter, Provisionen, Sonderzahlungen und so weiter
- Steuern und Versicherungen also Lohnsteuer, Betriebshaftpflichtversicherung und so weiter
- Bürokosten also Miete, Telefon, Hardware und Software, Büromaterialien
- Personalentwicklung Trainings für Mitarbeitende, Arbeitgeberwerbung
- Dienstleistungen externer Unternehmen wie Agenturen, Beratungsunternehmen oder Freelancer
- Werbekosten Marketing, PR, Werbung und so weiter
- Dienstfahrzeuge Firmenautos, Firmen-LKWs, -Fahrräder und Co.
- Fahrtkosten und Geschäftsreisen Besuche von Kunden und Geschäftspartner und ähnliches
- Bewirtungskosten Geschäftsessen und Co.
... um nur einige zu nennen. Ausgaben wie diese fallen in den meisten Branchen an.
Branchenbezogene Unterschiede
Darüber hinaus gibt es bei den Betriebsausgaben branchenbezogene Unterschiede: So kann eine Sportjournalistin die Kosten für ein Sky-Abo absetzen, da sie nur so die Möglichkeit hat, alle wichtigen Spiele zu verfolgen. Im Einzelhandel findet man in den Betriebsausgaben zum Beispiel Kosten für die Preisschilder im Laden sowie Verpackungsmaterial und Tragetaschen, und in der Gastronomie sind die Aufwendungen für Geschirr und Gläser, Wäschereinigung und Co. absetzbar.
Es kommt also immer auf die betrieblichen Umstände an, ob du Kosten als Betriebsausgaben geltend machen kannst oder nicht. Am besten überlegst du dir bei jeder Ausgabe eine Antwort auf die Frage: Inwieweit brauchst du dieses Produkt oder diese Leistung für die Ausübung deines Geschäfts? Genau diese Frage könnte dir das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung stellen.
UNSERE EMPFEHLUNG
Das Thema Betriebsausgaben ist komplex. Hol dir daher ruhig Unterstützung von Expertinnen und Experten wie deiner Steuerberatung.
Welche Arten von Betriebsausgaben gibt es?
Ob Kosten steuerlich voll, teilweise oder überhaupt nicht absetzbar sind, hängt, wie gesagt, von verschiedenen Faktoren ab. Grundsätzlich unterscheiden wir zwischen:
- Unbeschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben Das sind alle Ausgaben, die du in voller Höhe absetzen darfst, die also ausschließlich deinem Betrieb dienen. Darunter fallen zum Beispiel die Büromiete oder deine Betriebshaftpflicht.
- Beschränkt abzugsfähigen Betriebsausgaben Das sind alle Ausgaben, die du nur zum Teil absetzen darfst, weil der Gesetzgeber findet, dass sie auch privater Natur sind. Das können zum Beispiel die Kosten für Geschäftsessen oder Firmenfahrzeuge sein.
- Nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben Das sind Ausgaben, die du nicht absetzen darfst, weil der Gesetzgeber findet, dass sie deiner privaten Lebensführung dienen. Das sind zum Beispiel Kosten für deine private Haushaltsführung oder Unterhaltszahlungen.
- Vorweggenommenen Betriebsausgaben Das sind betriebliche Ausgaben, die vor der Gründung eines Betriebs entstehen. Sie sind absetzbar, obwohl der Betrieb zum Zeitpunkt der Ausgabe eigentlich noch nicht existiert. Darunter fallen zum Beispiel Beratungskosten und die Anschaffung von Ladenflächen oder Büros.
- Nachträglichen Betriebsausgaben Das sind betriebliche Ausgaben, die nach der Schließung eines Betriebs entstehen. Sie sind absetzbar, obwohl der Betrieb zum Zeitpunkt der Ausgabe nicht mehr existiert. Dazu zählen unter anderem Schuldzinsen oder Beratungskosten im Zusammenhang mit der Betriebsschließung.
- Abschreibungen Das sind Ausgaben, die du über mehrere Jahre hinweg absetzt. Meist sind das Kosten für größere Investitionen wie Grundstücke, Laden- oder Büroeinrichtungen und Maschinen wie Drucker oder Laptops.
- Betriebsausgaben-Pauschalen Für bestimmte Berufsgruppen wie Journalistinnen und Journalisten, Schriftstellerinnen und Schriftsteller, Hebammen oder Tageseltern gibt es Pauschalen für Betriebsausgaben, die jedes Jahr in voller Höhe abgesetzt werden dürfen.
Voraussetzungen für (beschränkt) abzugsfähige Betriebsausgaben
Das Gesetz hält sich mit der allgemeinen Definition für Betriebsausgaben eher vage. Dennoch gibt es bestimmte Voraussetzungen, die Betriebsausgaben erfüllen müssen, damit du sie vollständig oder teilweise absetzen kannst. Jede Betriebsausgabe
- muss notwendig sein. Unternehmen ohne Transportbedarf benötigen vermutlich keine Transporter als Dienstfahrzeuge.
- muss zweckmäßig sein. Unternehmen mit Transportbedarf fangen mit einem Sportwagen vermutlich nicht viel an.
- muss angemessen sein. Kritisch sieht das Finanzamt vor allem Luxusgüter wie teure Autos oder ungewöhnlich hohe Bewirtungskosten.
- musst du mit einem oder mehreren Belegen nachweisen. Ohne Beleg keine Steuerersparnis.
- muss im direkten Zusammenhang mit deinem Unternehmen stehen. Lebensmittel für zu Hause und Kleidung jenseits typischer Berufsbekleidung zählen zur privaten Lebensführung.
- Wenn du Dinge wie Handy, Laptop, Auto oder Arbeitszimmer zu mehr als 10 Prozent privat nutzt, musst du den privaten Anteil vom beruflichen trennen, zum Beispiel mithilfe eines Fahrtenbuchs beim Dienstwagen oder eines Verbindungsnachweises beim Handy.
Für Fälle, in denen eine betriebliche Ware oder Leistung besonders oft sowohl privat als auch geschäftlich genutzt wird, gibt es fixe Prozentsätze. Bei Geschäftsessen sind zum Beispiel standardmäßig 70 Prozent des Betrags absetzbar. 30 Prozent zählt der Gesetzgeber zur privaten Lebensführung.
Sind Spenden steuerlich absetzbar?
Unter bestimmten Voraussetzungen sind Spenden absetzbar. Je nach Unternehmensform fallen sie entweder unter
- die Betriebsausgaben oder
- die Sonderausgaben.
Während Selbstständige und Personengesellschaften wie GBRs, OGHs oder KGs Spenden als Sonderausgaben absetzen, haben Kapitalgesellschaften die Möglichkeit, Spenden in die Betriebsausgaben zu nehmen. Dafür gelten drei Regeln:
- Du darfst maximal 20 Prozent deiner Gesamteinkünfte deines Unternehmens spenden.
- Du musst für einen gemeinnützigen Zweck spenden.
- Du darfst für deine Spende keine Gegenleistung vom Empfänger oder der Empfängerin erhalten.
Sind Geschenke steuerlich absetzbar?
Ja, auch Geschenke für Geschäftspartner sind unter bestimmten Voraussetzungen steuerlich absetzbar. Du kannst Geschenke steuerlich absetzen,
- wenn du aus betrieblichen Gründen etwas verschenkst
- wenn du keine Gegenleistung dafür bekommst (Geschäftsanbahnungen oder -beziehungen gelten nicht als Gegenleistung).
- wenn die Kosten für Geschenke pro Geschäftspartner und Jahr nicht mehr 35 Euro (inklusive Umsatzsteuer) betragen.
GUT ZU WISSEN
Sobald du für ein Geschenk mehr als 35 Euro ausgibst, kannst du nichts mehr absetzen, also auch nicht die 35 Euro. Es ist daher wichtig, unter dieser Freigrenze zu bleiben.
Mehr als 35 Euro pro Jahr dürfen Geschenke an Geschäftspartner nur kosten, wenn das Geschenk für die berufliche Tätigkeit und damit in der Zusammenarbeit genutzt wird. Ein Unternehmen darf zum Beispiel seiner Kreativagentur Softwarelizenzen und Schriftarten für seinen neuen Markenauftritt schenken, um die künftige Zusammenarbeit zu vereinfachen. In dem Fall gelten die Kosten als Betriebsausgaben, obwohl das Geschenk mehr als 35 Euro gekostet hat.
Vorweggenommene und nachträgliche Betriebsausgaben
- Vorweggenommen: Ausgaben vor Gründung (z. B. Beratung, Marktanalyse, Website-Erstellung). Diese können später beim Start als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
- Nachträglich: Aufwendungen nach Betriebsaufgabe, die noch mit dem früheren Betrieb zusammenhängen – etwa Rechtskosten.
Betriebsausgaben-Pauschale
In bestimmten Fällen (z. B. Freiberufler) kann eine Betriebsausgabenpauschale genutzt werden – z. B. 30 % bei Schriftstellern, maximal 2.455 €. Für Unternehmer mit echten Betriebsausgaben lohnt sich jedoch fast immer die Einzelerfassung.
Absetzung von Betriebsausgaben
Die Absetzung von Betriebsausgaben erfolgt im Rahmen der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). Hierbei werden die Betriebseinnahmen und die Betriebsausgaben gegenübergestellt, um den Gewinn oder Verlust aus der selbstständigen Tätigkeit zu ermitteln. Durch die korrekte Absetzung von Betriebsausgaben können Unternehmer ihre Steuerlast effektiv senken und den Gewinn optimieren.
Die Buchung – so funktioniert es korrekt
Welche Belege sind notwendig?
- Vollständige Rechnung mit Name, Datum, Betrag, Leistungsbeschreibung
- Quittungen bei Barzahlung
- Reisekostenabrechnung bei Dienstreisen
- Bewirtungsbelege mit Anlass und Teilnehmerangabe
Der Kaufwert eines Sachguts muss als Betriebseinnahme gebucht werden, um eine ergebnisneutrale Buchung zu gewährleisten.
Häufige Fehler und und wie du sie vermeidest
- Fehlende Belege: Ohne Nachweis keine Anerkennung – digital archivieren!
- Falsche Zuordnung: Privat gekauft, aber betrieblich verbucht? Nicht zulässig.
- Private Nutzung: Nur die betriebliche Nutzung ist abziehbar – sonst anteilig!
Tipps für mehr Rechtssicherheit
- Klare Trennung von privat und geschäftlich (auch bei Konten!)
- Belege sofort einscannen und digital sichern
- Steuerberater einbinden bei Unsicherheiten
Fazit: Betriebsausgaben clever nutzen und Steuern sparen
Da du mit Betriebsausgaben viel Geld sparen, aber auch leicht Fehler machen kannst, solltest du dich im Zweifelsfall immer mit einem Experten oder einer Expertin absprechen. Die Regeln sind komplex, und Ausnahmen gibt es viele. Darüber hinaus gibt es in vielen Bereichen einen Ermessensspielraum, für den erfahrene Steuerberaterinnen und -berater meist ein gutes Gefühl entwickelt haben. Eine gute Steuerberatung kann dir im Hinblick auf die steuerliche Absetzbarkeit deine Ausgaben nicht nur Geld sparen, sondern auch Sorgen und Zweifel nehmen.
Verweise
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