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Gastromatischer Reiseführer zur perfekten Urlaubsplanung: Rückstellungen

Das neue Jahr ist noch jung und wir starten eine kleine Blogserie über ein sehr erfreuliches – wenn auch manchmal etwas kompliziertes – Thema: Urlaub!
  • 1.
    Und wenn dann doch was übrig bleibt?
  • 2.
    Rückstellungen, was ist das eigentlich?
  • 3.
    Urlaubstage als Rückstellungen für den Jahresabschluss
  • 4.
    Haben wir dein Interesse geweckt?
Zur Feier der Herausgabe des 5. Bandes unseres Personalkompass (?) fassen wir in den kommenden Blogposts die wichtigsten Fakten zusammen und nehmen euch mit auf eine aufschlussreiche Reise zur perfekten Urlaubsplanung.

Und wenn dann doch was übrig bleibt?

Im Idealfall hat jede*r Mitarbeiter*in den kompletten Jahresurlaub zum 31. Dezember eines Jahres bereits genommen. Nur leider ist das nicht immer der Fall. Was passiert dann mit den übrigen Urlaubstagen?

GRUNDLEGEND GILT

Prinzipiell ist eine Urlaubsübertragung ins Folgejahr nur möglich, wenn dringende persönliche Gründe oder dringende betriebliche Gründe dies rechtfertigen.

Sind diese dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründe gegeben, kann der übrige Urlaubsanspruch noch bis zum 31. März des Folgejahres mitgenommen werden. Das heißt aber auch, dass der*die Arbeitgeber*in diese bereits im Anspruch entstandenen Kosten für das Folgejahr mit einkalkulieren muss. Denn im Prinzip schuldet er*sie den betreffenden Mitarbeitenden diese Zeit. Für die Rückstellungen im Jahresabschluss werden diese Zeiten monetär bewertet, um die Angelegenheit betriebswirtschaftlich auswerten zu können.

Rückstellungen, was ist das eigentlich?

Im Rechnungswesen bezeichnen Rückstellungen Verbindlichkeiten, deren Eintreten und Höhe ungewiss sind. Wenn ein Unternehmen eine solche Verbindlichkeit erwartet, kann es Rückstellungen bilden, also einen Betrag „zurückstellen“, um zukünftigen Zahlungsverpflichtungen nachzukommen.

Selbstverständlich sind Rückstellungen ebenfalls gesetzlich vorgegeben.
Laut dem HGB (Handelsgesetzbuch) § 249 müssen Unternehmen Rückstellungen bilden.
(1) Rückstellungen sind für ungewisse Verbindlichkeiten und für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften zu bilden.
Unternehmen bilden zum Beispiel Rückstellungen für Steuern, Garantien, Prozesse und Pensionen. Und natürlich auch für ausstehende Urlaubstage am Ende des Jahres (Urlaubssaldo).

Urlaubstage als Rückstellungen für den Jahresabschluss

Für die Bilanz im Jahresabschluss müssen die übrigen Urlaubstage (Urlaubssaldo), die in das Folgejahr mitgenommen werden, monetär bewertet werden. Sie sind sozusagen Schulden des*der Arbeitgeber*in an die jeweiligen Mitarbeitenden.
Dafür empfehlen wir den Wert des Urlaubskontos. Er wird nicht nur am Jahresende genutzt, sondern kann auch für das Controlling oder zur Erstellung einer BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) herangezogen werden und spiegelt dabei exakt dieselbe Aussage wider wie das Arbeitszeitkonto.
Historisch bedingt wird in einigen Firmen aber auch der "offene Urlaub" als Kennzahl verwendet. Das kommt daher, dass noch "offener Urlaub" immer über die Lohnabrechnung berechnet wurde. Dieser wurden aber immer nur die genommenen Urlaubstage am Ende einer Abrechnung übermittelt. So hatten Mitarbeitende einmal im Monat Einsicht in den verbleibenden Urlaubsanspruch.
In gastromatic haben Mitarbeitende über die App zu jeder Zeit Einsicht in den noch verplanbaren Urlaub, der wesentlich zielführender für den Genehmigungsprozess ist. So muss der "offene Urlaub" nicht mehr über den Lohnschein kommuniziert werden.
Egal für welche Kennzahl sich der*die Arbeitgeber*in entscheidet, für die entsprechende Anzahl von Tagen muss der Geldwert berechnet werden und zwar pro Mitarbeiter*in. Denn die Kosten variieren sicherlich pro Person oder zumindest pro Personengruppe. Ist der Betrag für alle Mitarbeitenden ausgerechnet, muss er als Rückstellung gebucht werden (das macht der*die Steuerberater*in), weil das Geld theoretisch schon ausgegeben ist.

GUT ZU WISSEN

Kundinnen, die bei gastromatic die Lohnabrechnung über die Lohnfabrik gebucht haben, können sich automatisch Rückstellungslisten (monetäre Bewertung pro Mitarbeiterin und Kostenstelle) erstellen lassen, um diese Informationen an die Buchhaltung bzw. dendie Steuerberaterin zu übergeben.

Verpflichtend ist diese Berechnung einmal pro Jahr für die Bilanz im Jahresabschluss. Manch eine*r schaut sich die Zahlen aber auch monatlich an, um zu sehen, wie der Stand der Dinge ist und schon frühzeitig auf die Zahlen reagieren zu können. Im Controlling wird auch gerne der entstandene Urlaubsanspruch pro Monat bereits als Kosten in den Monat erfasst. Mehr Informationen dazu gibt es im Personalkompass 4.

Haben wir dein Interesse geweckt?

Als Schmankerl zum Abschluss unserer Blogreihe rund um den Urlaub geben wir dir alle relevanten Informationen zur Rückstellung an die Hand; viele weitere nützliche Tipps findest du natürlich im Gesamtwerk. Der Personalkompass ist dafür da, dir mithilfe unserer Erfolgscoaches konkretes Wissen an die Hand zu geben und dir somit den optimalen Personaleinsatz zu ermöglichen. Wenn du das Thema Urlaub so spannend findest wie wir und gerne detailliertere Informationen zum rechtlichen Rahmen, der vertraglichen Ausgestaltung und der strategischen Urlaubsplanung hättest, melde dich bei uns!
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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