Der hohe Administrationsaufwand hat dafür gesorgt, dass der direkte Kontakt zu den Gästen und Zeit für Mitarbeitergespräche im Alltag zu kurz kamen.Michael Feil
Treveo Collection
Vom handgeschriebenen Dienstplan zur digitalen Planung
Treveo Collection
Vom handgeschriebenen Dienstplan zur digitalen Planung
Vier Betriebe, ein Anspruch: Planung vereinfachen
Unter dem Dach der Treveo Collection arbeiten mehrere Betriebe mit ganz unterschiedlichen Anforderungen zusammen – von Küche, Rezeption und Service über Housekeeping bis zur Verwaltung, inklusive Aushilfen, Azubis und dual Studierende.
Damit das an allen Standorten zuverlässig funktioniert, muss Planung vor allem einfach, transparent und alltagstauglich sein.
Die vier Betriebe im Überblick:
- Gasthaus-Brauerei Max & Moritz: Gasthaus-Brauerei mit Eventlocation sowie See- und Bergblick
- Lukullum: Hotel, Restaurant und Skybar – Mix aus Business und Leisure
- Hotel Lipprandt: Hotel, Restaurant und Spa direkt am Bodensee
- Hotel Gierer: Hotel, Restaurant („Weinstube“) und Spa – traditionsreich oberhalb der Halbinsel
Bei 244 Mitarbeitenden & Aushilfen, 4 Standorten und rund 15 Planungsverantwortlichen ist Personalplanung kein „Nebenbei-Thema“. Michael Feil, Prokurist der Betriebsgruppe, kennt die Stellschrauben: Wenn Personaldaten „oldschool“ über Zettel, Ordner und Excel laufen, entstehen manuelle Schritte – und damit Fehlerquellen.
250+
Mitarbeitende
Planer:innen
Hotel
Branche
Standorte
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Zeitersparnis im Lohnprozess
Personentage Zeitgewinn pro Monat
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Planer:innen
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Personentage Zeitgewinn pro Monat
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Die Herausforderung
Wenn Verwaltung mitwächst – und Planung zur Zeitfalle wird
Mit der Größe der Treveo Collection stiegen auch die Anforderungen an Administration und Organisation. Viele Personalprozesse liefen lange nicht zentral, sondern verteilt: Personaldaten wurden auf Papier erfasst – über Personaldatenbögen, Notizen in der Personalakte und Ordnerstrukturen, teils digital, teils auf Papier.
Im Alltag führte das zu echten Reibungsverlusten:
- Zuschläge mussten händisch berechnet werden
- Fehlzeiten und Krankheitsfälle wurden manuell notiert
- Dienstplanung lief über Kassensystem (Vectron) und wöchentliche Excel-Listen je Abteilung
Die Folge: Zeitmanagement wurde zur Dauerbaustelle – und die Fehlerquote stieg, weil Automatisierung und Digitalisierung fehlten. Gleichzeitig blieb genau das auf der Strecke, was Führung in der Gastro eigentlich braucht: Zeit für Mitarbeitergespräche und Nähe zum Gast.
Die Lösung
Eine All-in-one-Lösung für Dienstplanung, Arbeitszeiten und Urlaub
Die Anforderungen waren klar definiert: Treveo Collection suchte eine digitale All-in-one-Lösung aus einer Hand, die Dienstplanung, Arbeitszeiterfassung, Urlaubskonten und Auswertungen zuverlässig zusammenführt.
Vor allem sollte sie die vielen manuellen Schritte ersetzen, die im Alltag Zeit kosten und anfällig für Fehler sind. Auf gastromatic wurde die Treveo Collection auf der Intergastra Messe aufmerksam. Im Vergleich zu drei angeschauten Systemen hat am Ende das Gesamtpaket überzeugt: Dienstplanung + App, eine einfache Handhabung, passende Funktionen und ein Design, das den Teams die tägliche Nutzung erleichtert.
Statt „Planung neu zu erfinden“ ging es Treveo Collection darum, einen verlässlichen Rahmen zu schaffen: Informationen werden zentral verfügbar gemacht, Abläufe werden einheitlicher, und Teams gewinnen spürbar an Übersicht und Transparenz – über Abteilungen und Standorte hinweg.
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Zeitersparnis im Lohnprozess
Personentage Zeitgewinn pro Monat
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Das Ergebnis
Effizientere Abläufe, zufriedenere Teams: die Ergebnisse auf einen Blick
Seit der Einführung von gastromatic spart die Treveo Collection spürbar Zeit – und zwar nicht nur in der Lohnabrechnung, die heute statt drei Tagen nur noch einen Tag benötigt. Auch im täglichen Arbeiten wirkt sich die Umstellung aus: Dienstpläne und Arbeitszeiten sind schneller verfügbar, Informationen müssen weniger häufig nachgereicht werden, und viele Handgriffe, die vorher manuell waren, fallen weg. Insgesamt entspricht das einem Zeitgewinn von 3 Arbeitstagen pro Monat über alle Planungsverantwortlichen hinweg.
Durch mehr Übersicht und Transparenz sinkt der Stress im Team , Mitarbeitende kommen eigenständiger an Informationen und Führungskräfte gewinnen wieder Zeit für das, was den Unterschied macht – präsent sein, Gespräche führen und Qualität sichern.
Es hat sich alles positiv verbessert. Mehr Zeit, höhere Zufriedenheit der Mitarbeitenden, Übersichtlichkeit und Transparenz ist gegeben.Michael Feil
Und warum Michael Feil gastromatic anderen Unternehmen in der Branche empfehlen würde: „Weil der Kundenservice wirklich stark ist – das Supportteam ist freundlich und findet auch für individuelle Anforderungen passende Lösungen. Außerdem spart es spürbar Zeit und schafft Transparenz für die Mitarbeitenden.“
