Jahresplanung 2020 (Teil 2) – Personalstamm mit geschätzten Mitarbeiterstunden abgleichen

Von Dwight D. Eisenhower stammt das Zitat „Pläne sind unwichtig, planen ist alles“. Durch den Vorgang des Planes stößt man meistens auf interessante Fragstellungen oder man entdeckt ungeahnte Chancen und Risiken, die das Geschäft erheblich beeinflussen können. Genau diese Tatsache ist die Quintessenz von Eisenhowers klugen Worten. Da kein Mensch die Zukunft perfekt voraussagen kann, ist für den geschäftlichen Nutzen nicht der fertige Plan, sondern der Prozess des Planens entscheidend. Vor diesem Hintergrund starten wir heute mit dem zweiten Teil der Artikelserie Jahresplanung 2020, mit der wir euch dabei unterstützen wollen, eure Personalplanungsziele so früh und strategisch wie möglich anzugehen.

Im ersten Teil wurde anhand eines Beispielrestaurant detailliert vorgerechnet, wie man den Mitarbeiterbedarf (in Stunden) auf monatlicher Ebene abschätzen kann. Die benötigten Mitarbeiterstunden basieren auf einer Summe aus produktiven -, unproduktive -, Urlaubs- und Krankheitsstunden. Hier das Ergebnis der Beispielrechnung:

Darüber hinaus wurde mit Hilfe der Gastproduktivität gezeigt, wie eng die „Stundenplanung“ mit der Unternehmensstrategie und dem wahrnehmbaren Konzept verknüpft ist. Im heutigen Artikel wollen wir herausfinden, wie man die Stundendifferenz zwischen dem geschätzten Stundenbedarf und dem tatsächlichen Mitarbeiterstamm ermitteln kann.

Um die weiteren Ausführungen so verständlich wie möglich zu beschreiben, bleiben wir mal bei unserem Beispielrestaurant, das uns als anschauliches Hilfsmittel dient. Die nachfolgende Tabelle zeigt den voraussichtlichen Mitarbeiterstamm des Beispielrestaurants in 2020. Der Einfachheit halber hat der Geschäftsführer des Restaurants den Mitarbeiterstamm aus 2019 als Referenzgröße in die Tabelle eingetragen.

Am besten liest man die Tabelle von links nach rechts: Im Januar 2019 waren in unserem Beispielrestaurant insgesamt 17 Festangestellte und 13 geringfügig Beschäftigte angestellt. Wenn man alle monatlichen Stunden zusammenaddiert, kommt man auf eine verfügbare Stundenleistung von 3.554 Stunden. Mit anderen Worten: Diese Stunden stehen dem Inhaber tatsächlich zur Verfügung, um diese in seinem Geschäft in produktive -, unproduktive -, Urlaubs- und Krankheitsstunden aufzuteilen. Hinweis: In der Tabelle wurden nicht alle möglichen Verträge aufgetragen, es soll lediglich die Systematik erklären, wie man aus seinem Mitarbeiterstamm die tatsächliche Stundenkapazität ermittelt.

Dieser Schritt ist jetzt wirklich spannend: Der geplante Stundenbedarf im Jahr 2020, der durch eine detaillierte Umsatzplanung und strategische Entscheidungen ermittelt wurde, wird nun mit dem tatsächlichen Mitarbeiterstamm verglichen. So, Vorhang auf und Trommelwirbel…

Das Ergebnis führt zu einem kleinen Schock: Insgesamt fehlen dem Beispielrestaurant auf Basis der Jahresplanung 2020 und des jetzigen Personalstamms ganze 15.227 Stunden. Die größten Differenzen entstehen in den umsatzstärksten Quartalen Q2 und Q3. Die Problematik wird sogar noch verschärft, da ungefähr ein Drittel der tatsächlichen Stunden von Aushilfen geleistet wird. Die Verfügbarkeit dieser Stunden ist mit Vorsicht zu genießen, da diese Arbeitsverhältnisse (im Vergleich zu festangestellten Mitarbeitenden) eher von „unverbindlicher“ Natur sind.

Falls der Betrieb mit dieser Planung in das nächste Jahr startet, können die fehlenden Stunden gefährliche Auswirkungen auf das Geschäft haben. Mitarbeiter werden wahrscheinlich überlastet und sind demnach unzufrieden (Krankheitsquote werden steigen, wodurch noch weniger Stunden zur Verfügung stehen).

Als langfristige Folge droht so ein angeschlagenes und stressbehaftetes Betriebsklima, woraus nicht selten eine hohe Fluktuation resultiert.

In unserem Beispielrestaurant haben wir gesehen, dass es erhebliche Differenzen zwischen den benötigten Mitarbeiterstunden und den tatsächlich verfügbaren Stundenkapazitäten gibt. Falls man diese Planungsmängel ignoriert, können sich daraus gefährliche Auswirkungen auf das Geschäft ergeben (sinkende Mitarbeiter- und Gastzufriedenheit, Abwandern von Mitarbeitenden, weniger Umsatz, negatives Betriebsergebnis, etc.). An dieser Stelle drängt sich die Frage auf, ob die einzige Lösung nun darin besteht mehr Mitarbeiter einzustellen oder ob es andere strategischen Möglichkeiten gibt auch ohne Recruiting seine Ziele zu erreichen. Genau hierauf werden wir im nächsten Teil dieser Serie (Jahresplanung Teil 3) detailliert eingehen, um euch dann zu zeigen, wie man mit einer solchen Stundendifferenz umgehen kann.