Begriff
Befindet sich Arbeitnehmende auf einer von dem*der Arbeitgeber*in veranlassten Reise, so fallen dabei natürlich Kosten für Verpflegung oder Unterkunft an. Diese Kosten, die dabei im Interesse des*der Arbeitgeber*in aufgewendet werden, können Arbeitnehmende von dem*der Arbeitgeber*in ersetzt bekommen. Voraussetzung ist also, dass es sich um eine betrieblich veranlasste Reise handelt.
Einen gesetzlichen Anspruch auf die Erstattung von Reisekosten haben Arbeitnehmende nicht. Sollte eine entsprechende Vereinbarung bezüglich der Übernahme von Ausgaben mit dem*der Arbeitgeber*in nicht vorliegen, so können aufgewendete Reisekosten als Werbekosten im Rahmen der Einkommenssteuererklärung von den Arbeitnehmenden geltend gemacht werden. Ansonsten erfolgt eine Erstattung der Kosten im Allgemeinen über die Lohnabrechnung.
Welche Kosten können erstattet werden?
- Fahrtkosten: Erstattet werden die tatsächlich angefallenen Fahrkosten bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder die Kosten für einen Mietwagen. Verwenden Arbeitnehmende ihr Privatfahrzeug, so bekommen sie eine Pauschale für die zurückgelegte Fahrtstrecke in Höhe von 0,30 € pro Kilometer sowie angefallene Fahrtnebenkosten für Maut oder Parkgebühren.
- Übernachtungskosten für Übernachtungen im Hotel
- Verpflegungsmehraufwand: Die Abrechnung der Kosten für die Verpflegung geschieht mittels einer Pauschale pro Tag.
- Reisenebenkosten: Außerdem werden angefallene Reisenebenkosten wie beispielsweise Trinkgelder, Telefonkosten oder Eintrittsgelder erstattet.
Besonderheiten bei der Verpflegungspauschale
Durch die Reisekostenreform traten 2014 neue Richtlinien für die Verpflegungspauschale in Kraft. Danach richtet sich die Verpflegungspauschale, die Arbeitnehmende erhalten, nach der Dauer der Abwesenheit sowie nach Ab- und Anreisetag:
- Beträgt die Abwesenheit des*der Arbeitnehmer*in von der gewöhnlichen Tätigkeitsstätte mehrere Tage, so erhält er*sie eine Verpflegungspauschale von 28 € pro Kalendertag.
- Für den An- und Abreisetag beträgt die Verpflegungspauschale 14 €.
- Beträgt die Abwesenheit keinen ganzen Kalendertag, jedoch mehr als 8 Stunden, beträgt die Verpflegungspauschale 14 €.
Sind die Mahlzeiten allerdings bereits im Übernachtungspreis enthalten oder werden diese vom Arbeitgeber gestellt, so wird die Höhe der täglichen Verpflegungspauschale darum gekürzt. Ist bereits das Frühstück enthalten beträgt die Kürzung 20 %, bei Mittag- oder Abendessen sogar 40%.
Steuerrechtliche Einordnung
Seit 2014 erfolgt die Erstattung der Reisekosten durch Arbeitgebende gemäß § 3 Nr. 13 bzw. Nr. 16 EStG steuerfrei.
Hierbei zu beachten ist die so genannte 3-Monatsregel: Die lohnsteuerfreie Gewährung ist auf 3 Monate begrenzt. Danach muss eine Unterbrechung der Tätigkeit an dieser Tätigkeitsstätte von mindestens 4 Wochen erfolgen.
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Einzelnachweise/Zitate/Quellen
- Müller-Glöge, Münchener Kommentar zum BGB, 7. Auflage 2016.
- Heussen/Hamm, Beck’sches Rechtsanwalts-Handbuch, 11. Auflage 2016.
Weblinks
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