Begriff
Eine Entgeltbescheinigung ist ein von Arbeitgebenden an Arbeitnehmende ausgestelltes Dokument gem. § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO, welches u. a. das gezahlte Entgelt sowie die Entschlüsselung in Brutto– und Nettoentgelt und die enthaltenen Sozialversicherungsbeiträge für einen gewissen Abrechnungszeitraum angibt. Die Entgeltbescheinigung wird für sozialversicherungsrechtliche Zwecke bzw. zur Vorlage bei Sozial- und Familiengerichten benötigt.
Arbeitnehmende sind berechtigt, eine entsprechende Bescheinigung jederzeit aus anderem Grunde zu verlangen. Ein solcher sachlicher Grund (bspw. Vorlage bei einem*einer neuen Arbeitgeber*in, bei einem*einer Vermieter*in als Einkommensnachweis oder bei einer Bank für ein Darlehen) muss jedoch bestehen und gegebenenfalls angegeben werden.
Die Entgeltbescheinigung ist an die Arbeitnehmenden in Textform, also denkbar auch in digitaler, lesbarer Form, für jeden Abrechnungszeitraum auszustellen, es sei denn, dass sich seit der letzten Ausstellung keine Änderungen ergeben haben. Bei der nächsten Ausstellung aufgrund einer Änderung, ist gegebenenfalls der Zeitraum der Nichtausstellung anzugeben.
Inhalt bzgl. Informationen über Arbeitgebende und -nehmende
Inhaltlich hat eine Entgeltbescheinigung folgende Informationen über den*die Arbeitgeber*in und den*die jeweilige*n Arbeitnehmer*in zwingend zu enthalten:
- den Namen und die Anschrift des*der Arbeitgeber*in;
- den Namen, die Anschrift und das Geburtsdatum des*der Arbeitnehmer*in;
- die Versicherungsnummer (§ 147 des Sechsten Buches Sozialgesetzbuch) des*der Arbeitnehmer*in;
- das Datum des Beschäftigungsbeginns;
- bei Ende der Beschäftigung in der Bescheinigung für den letzten Abrechnungszeitraum das Datum des Beschäftigungsendes;
- den bescheinigten Abrechnungszeitraum sowie die Anzahl der darin enthaltenen Steuertage und Sozialversicherungstage;
- die Steuerklasse, gegebenenfalls einschließlich des gewählten Faktors, die Zahl der Kinderfreibeträge und die Merkmale für den Kirchensteuerabzug sowie gegebenenfalls Steuerfreibeträge oder Steuerhinzurechnungsbeträge nach Jahr und Monat sowie die Steuer-Identifikationsnummer;
- den Beitragsgruppenschlüssel und die zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag;
- gegebenenfalls die Angabe, dass ein Beitragszuschlag für Kinderlose nach § 55 Absatz 3 des Elften Buches Sozialgesetzbuch erhoben wird;
- gegebenenfalls die Angabe, dass es sich um ein Beschäftigungsverhältnis in der Gleitzone nach § 20 Absatz 2 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch handelt;
- gegebenenfalls die Angabe, dass es sich um eine Mehrfachbeschäftigung handelt.
Inhalt bzgl. der Entgeltbestandteile
Des Weiteren muss die Entgeltbescheinigung folgende Bestandteile des Entgelts aufzeigen:
- die Bezeichnung und der Betrag sämtlicher Bezüge und Abzüge, außer den Beiträgen und Arbeitgeberzuschüssen zu einer freiwilligen oder privaten Kranken- und Pflegeversicherung sowie dem Arbeitgeberanteil zu einer berufsständischen Versorgungseinrichtung, einzeln nach Art aufgeführt und jeweils mit der Angabe, ob
- sie sich auf den steuerpflichtigen Arbeitslohn, das Sozialversicherungsbruttoentgelt und das Gesamtbruttoentgelt auswirken und
- es sich dabei um laufende oder einmalige Bezüge oder Abzüge handelt;
- der Saldo der Bezüge und Abzüge nach Nummer 1 als
- steuerpflichtiger Arbeitslohn, getrennt nach laufenden und sonstigen Bezügen und Abzügen,
- Sozialversicherungsbruttoentgelt, gegebenenfalls abweichend je Versicherungszweig und getrennt nach laufenden und einmaligen Bezügen und Abzügen,
- Gesamtbruttoentgelt ohne Trennung nach laufenden und einmaligen Bezügen und Abzügen;
- die gesetzlichen Abzüge vom steuerpflichtigen Arbeitslohn und Sozialversicherungsbruttoentgelt, getrennt nach laufendem und einmaligem Bruttoentgelt
- der Lohnsteuer, der Kirchensteuer und des Solidaritätszuschlages und
- der Arbeitnehmerbeiträge zur gesetzlichen Kranken-, Renten- und Pflegeversicherung, zur Seemannskasse sowie nach dem Recht der Arbeitsförderung;
- das Nettoentgelt als Differenz des Gesamtbruttoentgeltes nach Nummer 2 Buchstabe c und den gesetzlichen Abzügen nach Nummer 3;
- der Arbeitgeberzuschuss zu den Beiträgen zu einer freiwilligen oder privaten Kranken- und Pflegeversicherung sowie der Arbeitgeberanteil zu einer berufsständischen Versorgungseinrichtung und die Gesamtbeiträge für den*die Arbeitnehmer*in, für die der*die Arbeitgeber*in die Zahlungsvorgänge für die Beiträge freiwillig übernimmt;
- die Bezeichnung und der Betrag weiterer Bezüge und Abzüge sowie Verrechnungen und Einbehalte, je einzeln nach Art, die sich nicht auf ein Bruttoentgelt nach Nummer 2 auswirken oder aber zum Gesamtbruttoentgelt beitragen, jedoch nicht an den*die Arbeitnehmer*in ausgezahlt werden;
- der Auszahlungsbetrag als Saldo aus dem Nettoentgelt nach Nummer 4 und den Beträgen nach den Nummern 5 und 6.
Ermittlung des Gesamtbruttoentgelts
Zu beachten ist bei der Ermittlung des Gesamtbruttoentgelts, dass sich einige Bezüge erhöhend bzw. mindernd auswirken.
Erhöhend wirken sich die Werte für die Entgeltaufstockung nach dem Altersteilzeitgesetz, Nebenbezüge (geldwerte Vorteile, Sachbezüge, steuerpflichtige Bestandteile von sonstigen Personalnebenkosten, zum Beispiel Reisekosten, Umzugskosten, Trennungsgelder) sowie Arbeitgeberzuschüsse zu Entgeltersatzleistungen aus.
Mindernde Wirkung haben hingegen die Werte für Arbeitgeberleistungen, die von dem*der Arbeitnehmer*in übernommen wurden, beispielsweise die abgewälzte pauschale Lohnsteuer, sowie die Einstellung in ein Wertguthaben auf Veranlassung des*der Arbeitnehmer*in.
Keine Auswirkung auf die Höhe des Gesamtbruttoentgelts haben Entgeltumwandlungen im Sinne des § 1 Absatz 2 Nummer 3 des Betriebsrentengesetzes, Beiträge der Arbeitgeber sowie der Arbeitnehmer zur Zukunftssicherung.
Sonstiges
Die Entgeltbescheinigung ist ausdrücklich als Bescheinigung gem. § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO zu kennzeichnen.
Verlangt der*die Arbeitnehmer*in eine Bescheinigung aus einem anderen Grund, so muss diese zwingend nur den Abrechnungszeitraum sowie die genaue Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten.
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Einzelnachweise/Zitate/Quellen
- Landmann/Rohmer, Gewerbeordnung, Stand: März 2019.
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