Lohnsteueraußenprüfung – Prüfungsgegenstand und smarte Tipps

Viele Gastronomen und Hoteliers leiden tragischerweise immer wieder unter Prüfungsangst, denn als Unternehmer in Deutschland muss man sich regelmäßig den verschiedensten Prüfungen unterziehen. Mal kommt die Prüfbehörde unangekündigt und ein anderes mal mit Termin – aber immer löst eine bevorstehende Prüfung Furcht und unter Umständen schlaflose Nächte aus. Neben der allseits gefürchteten Zollkontrolle, die übrigens immer unangekündigt stattfindet (mehr Informationen dazu findet ihr in unserem Artikel zur Zollkontrolle), prüft u.a. die Sozialversicherung regelmäßig alle vier Jahre, und das sehr vorhersehbar. Im heutigen Beitrag nehmen wir die Lohnsteueraußenprüfung genauer unter die Lupe und geben neben allgemeinen Infos zum Prüfgegenstand auch ein paar hilfreiche Insidertipps dazu, was ihr beachten solltet.

Wie oben schon grob angeschnitten gibt es eine Vielzahl an unterschiedlichen Betriebsprüfungen, die früher oder später jeder Gastronom oder Hotelier durchstehen muss. Für alle Betriebsprüfungen gilt: Eine gut ausgebildete und erfahrene Lohnbuchhaltung und / oder Buchhaltung in Kombination mit einem digitalen Helferlein wie gastromatic ist die halbe Miete. Egal ob Sozialversicherung, Zoll oder Finanzamt - die Prüfer nehmen ihre Arbeit in der Regel sehr genau, übersehen selten etwas und stellen auch nur beim geringsten Verdacht im Zweifel alles auf den Kopf, um Klarheit zu schaffen.

Selbstverständlich hat jede Betriebsprüfung ihren Schwerpunkt. So prüft der Zoll beispielsweise (stets unangemeldet und ohne feststellbare Regelmäßigkeit) die Einhaltung des Mindestlohns und kontrolliert, ob der Arbeitgeber den Dokumentationspflichten rechtmäßig nachgekommen ist. Auch das Thema Schwarzarbeit wird bei der Zollkontrolle behandelt. Die Prüfung findet immer im Betrieb statt und auch Befragungen des Personals sind keine Seltenheit. In den letzten Jahren gab es einige Gesetzliche Änderungen, die Auswirkungen auf den Mindestlohn haben. In unserem Artikel Mindestlohn Gastronomie gehen wir auf die Auswirkungen des Mindestlohngesetzes auf die Gastronomiebranche ein.

Die Sozialversicherungsprüfung steht hingegen in der Regel alle vier Jahre auf dem Plan. Der Vorteil: Hier kann man sich als Arbeitgeber vorbereiten und mit einem guten Partner in Sachen Lohnabrechnung dürfte man nicht allzu viel zu befürchten haben. Die Prüfung der Sozialversicherung findet immer in den Räumen des Steuerbüros oder des Rechenzentrums statt, sodass man im besten Fall als Arbeitgeber nicht sehr viel von der Prüfung mitbekommt. Im Gegensatz zur Lohnsteueraußenprüfung wird bei der Sozialversicherung nach dem Entstehungsprinzip geprüft; das bedeutet, dass die Beitragspflicht völlig losgelöst von der tatsächlichen Zahlung des Entgeltes berechnet wird.

Neben den zwei oben genannten Prüfungsformen gibt es noch diverse andere Prüfungen wie die Prüfung der Unfallversicherung, der Feuerwehr oder Bauaufsicht (Thema: Brandschutz) und die Prüfung durch Ordnungs- und Veterinäramt, welche die Einhaltung der hygienischen Vorschriften überprüft, auf die bei Interesse gerne in einem separaten Beitrag noch ausführlicher eingegangen werden kann.

Die Lohnsteueraußenprüfung wird von der zuständigen Finanzbehörde durchgeführt und findet in der Regel mit schriftlicher Ankündigung statt. Im Vorfeld erhält der Prüfling eine sogenannte Prüfungsanordnung, in der alle zu prüfenden Themen aufgeführt werden müssen; es darf auch nur das geprüft werden, was die Prüfungsanordnung enthält. Lohnsteueraußenprüfungen finden laut Abgabenordnung (AO) in aller Regel im zu prüfenden Betrieb statt. Sollte eine Prüfung aus Platzgründen o.ä. nicht möglich sein, kann auch auf die privaten Räume oder im Zweifel auf das Finanzamt ausgewichen werden. Ratsam ist aber den Ort zu wählen, an dem man leichten Zugang zu den prüfungsrelevanten Dokumenten hat, um bei aufkommenden Fragen schnell Klarheit schaffen zu können. Eine Prüfung beim Steuerberater ist laut Abgabenordung nicht mehr vorgesehen, wird allerdings von manchen Prüfern nach wie vor noch toleriert.

Zur Häufigkeit der Prüfung kann leider keine pauschal-geltende Aussage getroffen werden. Kleinstbetriebe (mit weniger als 5 Mitarbeitern) haben unter Umständen Glück und müssen sich niemals einer Prüfung unterziehen, denn auch bei der Finanzbehörde herrscht Personalmangel bzw. Prüfungsknappheit, weswegen man sich eher auf größere Betriebe und bestimmte Branchen (dazu zählt leider auch das Gastgewerbe) konzentrieren muss. Fest steht, dass Prüfer vermutlich diejenigen Betriebe öfter prüfen, bei denen sie in vergangenen Prüfungen schon sogenannte „Mehrergebnisse“ erzielen konnten. Ein Grund mehr, aus dem man sich im Vorfeld genau informieren und auf die Prüfung vorbereiten sollte.

Bei der Lohnsteueraußenprüfung haben die Prüfer die Aufgabe festzustellen, ob alle laufenden Entgelte korrekt versteuert wurden. Hierbei wird anders als bei der Sozialversicherungsprüfung nicht nach dem Entstehungsprinzip, sondern nach dem Zuflussprinzip geprüft, was bedeutet, dass nur tatsächliche gezahlte Beiträge für die Prüfung relevant sind. Der Prüfer wird während der Prüfung vor allem auf (vermeintlich) steuerfreie Lohnbestandteile achten und mit Sicherheit die ein oder andere unangenehme Frage stellen, beispielsweise zu netten und ausgelassen Betriebsfeiern. Es gilt also vor der Antwort immer genauestens zu überlegen, um nicht in eine Falle zu tappen.

Grundsätzlich gilt, dass Prüfer - meist aus Zeitgründen - bestimmte Schwerpunkte bei der Lohnsteueraußenprüfung setzen.

Typische Prüfgebiete sind zum Beispiel:

Der Prüfer wird während der Prüfung nicht nur sämtliche Lohnunterlagen wie Lohnabrechnungen, Lohnjournale und Lohnkonten unter die Lupe nehmen, sondern hat auch das Recht auf Einsicht in die Personalakten mit Arbeitsverträgen, individuellen Vereinbarungen etc.

Durch die Prüfungsanordnung steht der Prüfgegenstand bereits im Vorfeld genau fest. Sollte allerdings ein Verdacht der Verschleierung oder Vertuschung aufkommen oder es Unklarheiten geben, kann der Prüfzeitraum beliebig auf die Vorjahre ausgeweitet werden.

Wie jede Prüfbehörde hat auch das Finanzamt, im speziellen der Prüfer großes Interesse daran, ein gutes sogenanntes Mehrergebnis zu erzielen. Anders als jedoch angenommen wird ein Prüfer nicht nach seinem Mehrergebnis bewertet. Dennoch haben es Prüfer nun mal so an sich, die ein oder andere unangenehme Frage in den Raum zu werfen.

Ratsam ist es außerdem jemandem vom Fach (Buchhaltung, Sachbearbeitende im Rechenzentrum o.ä.) zumindest abrufbereit am Telefon zu haben, damit man sich bei Unklarheiten direkt rückversichern kann. Wie bei vielen Prüfungen steckt auch bei der Lohnsteueraußenprüfung der Teufel im Detail. So reicht es beispielswiese nicht aus, von einer Rechnung, die ihr per E-Mail erhalten habt, nur den Beleg aufzubewahren. Ihr habt die Pflicht Urbelege (also in diesem Fall auch die E-Mail) für 10 Jahre zu archivieren. Sobald nur der kleinste Eindruck der mutwilligen Vertuschung oder Vernichtung von Belegen entsteht, kann der Prüfer die Ergebnisse verwerfen, euch daraus einen Strick und für ihn ein Mehrergebnis drehen.

Des Weiteren ist ganz klar von Bargeld Lohnzahlungen abgeraten. Hier ist die Gefahr bis ins kleinste Detail geprüft zu werden erfahrungsgemäß am größten und auch wenn es gängige Praxis ist, Aushilfen monatlich oder täglich in bar zu bezahlen, lässt dieser Umstand die Alarmglocken bei den Prüfern am lautesten klingeln.

Es ist ratsam im Vorfeld genau zu prüfen, ob die Summe der versteuerten Bruttolöhne auch den gebuchten Beträgen auf dem Lohn- und Gehalt-Konto entspricht. Bei Differenzen kann schnell der Verdacht aufkommen, dass Zahlungen steuerfrei getätigt wurden. Für GmbHs gilt außerdem alle Vereinbarungen schriftlich festzuhalten, damit gar nicht erst der Eindruck entsteht, es könnten verdeckte Gewinnausschüttungen geben.