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Onboarding neuer Mitarbeitender – Einarbeiten im Gastgewerbe richtig angehen

  • 1.
    Das Gefühl am ersten Tag im neuen Job
  • 2.
    Wurf-ins-kalte-Wasser-Strategie war gestern
  • 3.
    Willkommenskultur
  • 4.
    Was zum Onboardingprozess gehört
  • 5.
    Onboarding-Checkliste mit zeitlichem Ablauf
  • 6.
    Ergebnisse einer Mitarbeiter-Studie
  • 7.
    Fazit zum Onboarding
Ob Gastronomie oder Hotellerie: Wir alle wünschen uns den perfekten Mitarbeiter*, der gleich von der ersten Minute an unser Konzept in- und auswendig kennt und es versteht unseren Gästen einen tollen Aufenthalt bei uns zu bereiten. Aber wie viel Mühe geben wir uns, unseren neuen Mitarbeiter/innen alles Nötige dafür mit auf den Weg zu geben und ihnen einen tollen Start bei uns zu ermöglichen? Erfolgreiche Arbeitgeber wissen: Nach dem Recruiting ist vor dem Onboarding! Man muss sich frühzeitig die Frage stellen, wie man das Onboarding für neue Mitarbeiter/innen gestaltet, damit sich die neuen Teammitglieder mit ihrem Arbeitgeber identifizieren können und ihre Rolle im Betrieb erfolgreich ausfüllen können. Die Frage ist hier: Wurf ins kalte Wasser oder frühzeitig an Bord holen? Der Beitrag beleuchtet für euch, wie ein Onboarding aussehen sollte und welche Vorteile für euch und euren Betrieb damit verbunden sind! Dafür gibt es auch eine Checkliste, aber erstmal eins nach dem anderen…

Das Gefühl am ersten Tag im neuen Job

Erinnert ihr euch noch an einen eurer „ersten Arbeitstage“ in einem neuen Betrieb? Es gibt sicherlich einige persönliche Unterschiede, wie man sich da so fühlt – aber grundsätzlich ist es doch immer wieder das Gleiche: Neugierde, Spannung, große Motivation und gleichzeitig auch etwas Hilflosigkeit, Unsicherheit und Orientierungslosigkeit: „Wie sind die neuen Kollegen?“, „Werde ich gut aufgenommen?“, „Fühle ich mich wohl?“, „Entspreche ich den Erwartungen?“ und ähnliche Fragen gehen einem durch den Kopf. Das Ganze wird begleitet von einer Erwartungshaltung: Der meist positive Eindruck, der einen dazu bewogen hat, den Job anzunehmen, soll nun bestätigt werden. Ist das schon in den ersten Tagen der Fall, gelingt es meist, eine große Portion dieser anfänglichen Motivation über einen längeren Zeitraum zu halten und in den Alltag zu überführen. Dabei liegen die Vorstellungen von Arbeitnehmer und Arbeitgeber leider allzu oft weit auseinander. Immer noch gibt es Arbeitgeber, die das Potenzial eines gut strukturieren Onboarding-Prozesses unterschätzen…

Wurf-ins-kalte-Wasser-Strategie war gestern

„Lass den Neuen erstmal arbeiten, wenn er Fragen hat, wird er schon auf uns zu kommen.“ Was bewirkt diese Wurf-ins-kalte-Wasser-Strategie? Der neue Kollege ist mehr oder minder sofort operativ einsetzbar und lernt schnell das Schwimmen – jedenfalls die meisten. Aber: Identifikation mit dem Unternehmen? Vielleicht – mit der Zeit… Wohlfühlen? Irgendwann schon. Die Einschätzung vom Neuen zum Thema Führung und Wertschätzung? Es geht so… Professionelles Onboarding geht also ganz sicher anders. Gedanken, dass das neue Unternehmen doch nicht so gut passt wie erwartet, kommen bei dieser Einführungspraxis häufig schon in den ersten Tagen auf.Ich persönlich freue mich, wenn ich neue Mitarbeiter gewinne, die professionelles Arbeiten schätzen und daher finde ich es so wichtig, in den ersten Tagen ein gutes und strukturiertes Onboarding zu machen. Geplant und professionell, aber natürlich auch individuell. So muss ich einem Berufsanfänger manches anders vermitteln als einem Profi mit zehn Jahren Berufserfahrung. Aber auch der hat ein „an-Bord“-Holen mit Plan und Struktur verdient und wird den Unterschied zu anderen Betrieben erst recht schätzen. (Bei Auszubildenden gelten nochmal ganz andere Maßstäbe, hier muss man sicher besonderes Fingerspitzengefühl beweisen.)

Willkommenskultur

Natürlich ist es an erster Stelle total wichtig, dass wir bei uns eine gute Willkommenskultur haben. Offene und freundliche Kolleginnen und Kollegen, die sich gegenüber dem „Neuen“ von ihrer besten Seite zeigen. Das zeichnet ja gerade unsere Branche – die Gastronomie und Hotellerie – aus: lauter kontaktfreudige Menschen, die sich gleichzeitig auch noch freuen, dass jetzt eine zusätzliche Unterstützung da ist. Da können wir also schon mal den ersten Haken machen. Willkommenskultur – Check!

Was zum Onboardingprozess gehört

Aber was gehört eigentlich zu einem Onboarding?

Fachliche Einarbeitung

Was uns als erstes einfällt: Die fachliche Einarbeitung. Die soll sicher stellen, dass das volle Leistungspotenzial des neuen Mitarbeiters schnell erreicht und genutzt werden kann. Er soll möglichst schnell fit sein!
  • Was ist zu tun? (Jobbeschreibung)
  • Wie machen wir das hier? Abläufe im Betrieb
  • Gesetzliche Regelungen (Arbeitsschutz, Hygiene, usw.)

Organisatorische Einbindung

Ich wünsche mir Mitarbeiter, die sich mit meinem Betrieb identifizieren und unsere Werten und Kultur kennen und leben. Dazu müssen wir sie ihm zunächst auf gute Art mitteilen – schriftlich, nachlesbar, transparent (bevor wir sie später auch vorleben). Wege gibt es dafür natürlich verschiedene: Mitarbeiterhandbuch, Intranet, FirmenApp, Zusätze zum Arbeitsvertrag…
  • Interne Regelungen
  • Informationen zum Betrieb und zu den Werten
  • Struktur im Betrieb, Ansprechpartner, Telefonliste
  • Infos über die Stadt/Umgebung

Soziale Eingliederung

Um den neuen Kollegen erfolgreich zu integrieren und langfristig an das Unternehmen zu binden, ist die soziale Eingliederung nicht zu unterschätzen. Auch da kann ein Onboarding Plan unterstützen, z.B. auch durch Paten oder Tandempartner:
  • Kollegen kennenlernen
  • Gemeinsame Pausen
  • Veranstaltungen
  • Freizeitaktivitäten
Die drei oben genannten Punkte (Fachliches, Organisatorisches und Soziales) sind natürlich keine Reihenfolge, weder in der Priorität noch in der zeitlichen Abfolge. Zeitlich passiert da manches parallel. Es hilft daher sehr, für den eigenen Betrieb eine Checkliste mit einem zeitlichen Ablauf zu erstellen.

Onboarding-Checkliste mit zeitlichem Ablauf

Für eine Onboarding-Checkliste finde ich aus eigener Erfahrung die folgenden zeitlichen Schritte sinnvoll und habe sie auch gleich mal mit ein paar Beispielen versehen:
  • Vor dem Arbeitsbeginn (Preboarding)
    • Direkt mit der Unterzeichnung des Vertrages geht es los:
    • Zusendung von Mitarbeiterinfos
    • Einladungen zu Events
    • Zugang zur firmeneigenen Personalplanungs-Software/App (z.B. gastromatic)
  • Am ersten Tag
    • Kleines Geschenk mit eurem Logo z.B: Basecap, Lanyards, Kaffeebecher, T-Shirt oder eine Baumwoll-Turnbeutel (weil sie gerade so trendy sind) und bspw. auch ein Blumenstrauß auf dem Schreibtisch
    • notwendigen Berechtigungen und Zugänge wie Zeiterfassung, PC, Schlüssel, E-Mail
    • Berufskleidung komplett, Namensschild (falls nötig), Visitenkarten, Spind sauber und leer
    • Kollegen und Vorgesetzte sind informiert und haben entsprechend Zeit für den Neuen eingeplant
    • bei einem Schreibtischjob ein komplett eingerichteter Arbeitsplatz (Schreibtisch, Laptop, Telefon etc.)
    • Führung durch den gesamten Betrieb
  • In den ersten vier Wochen
    • fachliche Einarbeitung mit Einarbeitungsplan
    • HACCP, Arbeitssicherheit Unterweisungen
    • Schulungen
    • Gespräche mit den Vorgesetzten
    • Kennenlernen der Produkte und Dienstleistungen
    • Teambuilding
  • Zum Probezeitende
    • festgesetztes Feedbackgespräch
    • Weiterbildungsmöglichkeiten
Die Liste ist als exemplarisch anzusehen und ist somit nicht vollständig. Jeder sollte für seinen Betrieb eine individuelle und realistische Checkliste erstellen.

Ergebnisse einer Mitarbeiter-Studie

Ganz interessant zu dem Thema finde ich die Candidate Journey Studie, die aus der Zusammenarbeit von meta HR und Stellenanzeigen.de und unter wissenschaftlicher Begleitung von Prof. Peter M. Wald im letzten Jahr entstanden ist. Dabei wurden 773 Bewerber befragt. In der Studie geht es unter anderem auch um das Thema Onboarding aus der Sicht der Mitarbeiter.
Zitat vom metahr-Blog zum Thema, was für neue Mitarbeiter wichtig ist bzw. als besonders wertvoll empfunden wird:
„Für den direkten Übergang vom Kandidaten- zum New Hire-Status stehen ganz oben auf der Liste das zeitgerechte Vorliegen des Arbeitsvertrages (für 79% der Befragten ist das wichtig) und der Wunsch nach konkreten Ansprechpartnern aus Personal- und Fachabteilung, die für Fragen jederzeit zur Verfügung stehen (für 76% wichtig). Mit 49% folgen dann vom Arbeitgeber bereitzustellende weitere Informationen zum Unternehmen und zur neuen Stelle. Die Differenz zwischen Wunsch und Wirklichkeit ist bei den vom Arbeitgeber aktiv bereitzustellenden Informationen mit 27% auffallend groß. […]
Onboarding Experience – drei besondere Auffälligkeiten:
  1. Der Wunsch gleich zu Beginn an internen Schulungen teilnehmen zu können, geht nur für 29% aller Befragten in Erfüllung. Obwohl es für weitere 34% wichtig gewesen wäre.
  2. 35% beklagen das Arbeitsabläufe und Tätigkeiten nicht zeitnah ausreichend erklärt worden sind.
  3. Ein Gespräch innerhalb der ersten Wochen mit den direkten Vorgesetzen über Erwartungen und Ziele bleibt für viele Neueingestellte ein Wunschtraum. Zwar erlebt fast jeder zweite Neueingestellte (47%) einen solchen Dialog, doch weitere 38% hätten es sich zu Beginn ihres neuen Tätigkeit gewünscht, aber nicht erlebt.“

Fazit zum Onboarding

Die Zahlen aus der Studie sind branchenunabhängig und geben somit kein konkretes Abbild, wie Betriebe aus der Gastronomie hier abschneiden würden. Sicherlich ist auch in unserer Branche da noch Luft für Verbesserungen.
Also mein Tipp, falls ihr das Onboarding strukturiert angehen wollt: Erstellt euch eine Checkliste fürs Onboarding und legt los, damit eure Teammitglieder ab dem ersten Moment an Bord am gleichen Tau ziehen… Ahoi!
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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