Themen
Wie du mit Hilfe geeigneter Software deine Prozesse optimierst
- 1.Kurz und knapp
- 2.Vorteile der Digitalisierung für Gastronomiebetriebe
- 3.Welche Überlegungen sind vorab wichtig?
- 4.Personalorganisation
- 5.Kassensysteme
- 6.Warenwirtschaftssysteme
- 7.Digitale Komplettlösung für dein Personalmanagement
- 8.Fazit
Kurz und knapp
Während das Thema Digitalisierung in der Hotellerie längst angekommen zu sein scheint, sorgt es in der Gastronomie immer noch für Berührungsängste.
Dabei sind digitale Lösungen mittlerweile in vielen Bereichen unersetzlich, ob es um manipulationssichere Kassensysteme, die Dokumentationspflicht von Arbeitszeiten oder das Erheben von Kennzahlen geht.
Komplexer werdende Betriebsabläufe und die vielen gesetzlichen Vorgaben können dazu führen, dass man leicht den Überblick verliert. Durch den Einsatz von digitalen Systemen kannst du unliebsame Aufgaben abgeben, Prozesse optimieren und sorgst zudem für zufriedeneres Personal. Das wiederum werden dann auch deine Gäste spüren.
Selbstverständlich gibt es auch digitale Systeme, die konkret darauf abzielen, das Erlebnis deiner Gäste zu verbessern, wie z. B. Software für Online-Tischreservierungen, Online-Bestellsysteme oder digitale Speisekarten.
In diesem Blogbeitrag konzentrieren wir uns aber zunächst auf die Digitalisierung der administrativen Prozesse und zeigen dir, welche Vorteile digitale Systeme mit sich bringen und welche Überlegungen du anstellen solltest, bevor du diese implementierst.
Vorteile der Digitalisierung für Gastronomiebetriebe
Kennzahlen automatisiert erheben
Die betrieblichen Kennzahlen im Blick zu behalten ist für jede*n Gastronom*in essentiell. Umso besser, wenn diese Kennzahlen durch digitale Tools automatisiert erfasst und dir in Dashboards und Exporten mundgerecht serviert werden. Ein To-do weniger für dich!
Betriebliche Zusammenhänge verstehen
Fast noch wichtiger als die Erhebung von Kennzahlen ist es, diese mit anderen Daten zusammenzuführen und zu verstehen, wie die Wirkzusammenhänge sind. Digitale Tools unterstützen dich dabei, den Überblick über deine Betriebsabläufe zu behalten und gleichzeitig ihre Zusammenhänge zu verstehen.
Mehr Zeit für deine Gäste
Digitale Tools helfen dir und deinem Team, keine Zeit mehr auf Dinge zu verschwenden, für die im turbulenten Alltag ohnehin wenig Zeit bleibt. Dadurch haben du und dein Team wiederum mehr Zeit für die Betreuung eurer Gäste, was in Zeiten des Fachkräftemangels ein durchaus gewichtiges Argument ist.
Der Digitalisierungsindex des Gastgewerbes1 in Deutschland fiel 2019 positiv aus und zeigt: Digitale Tools tragen viel zum Erfolg der Branche bei und haben wohl auch etwas damit zu tun, dass Deutschlands 100 führende Foodservice-Unternehmen 2019 ein Umsatzplus von 6,1 % verzeichnen konnten. Dennoch wird im Bericht auch klar herausgestellt:
Im Branchenvergleich landet das Gastgewerbe mit seinen Digitalisierungsanstrengungen im unteren Mittelfeld. […] Wenn die Betriebe nicht den digitalen Anschluss verlieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit einbüßen wollen, müssen sie unbedingt am Ball bleiben.
Digitalisierungsindex 2019/2020
Welche Überlegungen sind vorab wichtig?
Schon vor der Recherche zu konkreten Lösungen solltest du dich ganz bewusst damit auseinandersetzen, was für dich und deine Betrieb wichtig ist und warum.
Jeder Betrieb hat andere Herausforderungen zu meistern und auch wenn manch einer jetzt am liebsten alles gleichzeitig einführen würde, macht es absolut Sinn sich mit diesen zentralen Fragen auseinanderzusetzen:
- Welche digitalen Systeme nutze ich in meinem Betrieb schon?
- Was lief damals bei der Einführung gut bzw. nicht optimal?
- Welche Ziele verfolge ich mit meinen Digitalisierungsbestrebungen?
- Habe ich aus Team-Perspektive die notwendigen Kapazitäten für eine Einführung?
- Sind meine Mitarbeitenden qualifiziert genug?
- Wie hoch ist der Schulungsaufwand?
- Deckt sich der von mir erwartete Mehrwert mit den Wünschen oder Erwartungen des Teams?
- Wie könnten eine Testphase sowie ein Schulungskonzept aussehen?
- Wer könnte die Einführung koordinieren?
- Habe ich aus finanzieller Sicht die notwendigen Kapazitäten für eine Einführung?
- Wie kann das Budget aussehen?
- Wovon erhoffe ich mir den größten Return on Investment?
- Womit habe ich bei geringem finanziellen Aufwand den größten Hebel?
- Kommen für mich staatliche Fördermaßnahmen zur Digitalisierung2 in Frage?
Personalorganisation
Der erste Baustein, den wir im Kontext der Digitalisierung administrativer Aufgaben beleuchten, ist die Personalorganisation. Denn je mehr Mitarbeitende du hast, desto größer ist auch der damit verbundene administrative Aufwand.
Angefangen bei der Abfrage von Stammdaten für den Personalerfassungsbogen und die Sofortmeldung, über die Dienstplanung und Arbeitszeiterfassung bis hin zur Lohnabrechnung.
Doch bei der Personalorganisation geht es nicht nur darum, die betrieblichen Anforderungen administrativ bestmöglich abzudecken.
Du musst hierbei auch gesetzliche Vorgaben einhalten, denn bei Missachtung von Regelungen des Arbeitszeitgesetzes drohen hohe Bußgelder und ein Image-Schaden, wenn Gäste davon erfahren.
Idealweise berücksichtigst du auch die Wünsche deiner Mitarbeitenden und erhöhst dadurch die Mitarbeiterzufriedenheit, was sich wiederum auch auf die Zufriedenheit deiner Gäste auswirkt.
Es gibt also einige Faktoren, die du bei der Personalorganisation berücksichtigen musst. Ohne digitale Lösungen kann das schnell zu einem riesigen Verwaltungsaufwand mit unzähligen Zetteln und Listen werden, ganz zu schweigen von den ganzen WhatsApp-Nachrichten und Telefonaten mit deinen Angestellten.
Doch genau hierbei können digitale Lösungen unterstützen. Bevor du dich aber für einen Anbieter entscheidest, solltest du dir vorab ein paar grundlegende Fragen stellen, um dir deine Bedürfnisse und Anforderungen an die Software klar zu machen:
- Wie kann ich meinen Dienstplan optimal gestalten und dabei sowohl die betrieblichen Anforderungen, als auch die Bedürfnisse meines Teams berücksichtigen?
- Wie kann ich die Wunscharbeitszeiten meiner Mitarbeitenden ohne viel Aufwand sammeln?
- Wie kann ich Dienstpläne mit meinen Angestellten teilen, sodass jede*r weiß, wann er*sie eingeplant ist?
- Wie kann ich die Arbeitszeiten meiner Mitarbeitenden so erfassen, dass ich die Arbeitszeiterfassungspflicht einhalte?
- Wie kann ich die Pausenzeiten meiner Angestellten erfassen und dabei die gesetzlichen Vorgaben einhalten?
- Wie kann ich neue Mitarbeitende fristgerecht an- bzw. sofortmelden?
- Wie kann ich die Urlaubsplanung effizienter gestalten?
Die verschiedenen Anbieter von Software für die Personalorganisation unterscheiden sich teilweise sehr stark in ihrem Angebot.
Mit einigen erfasst du lediglich die Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden, mit anderen erstellst du Dienstpläne und wieder andere, wie z. B. gastromatic, bieten eine All-in-One-Lösung und kombinieren Dienstplanung und Arbeitszeiterfassung mit Mitarbeiterverwaltung und Lohnabrechnung.
Suchst du dir für jede Anforderung eine gesonderte Lösung, kommst du nicht drum herum, die Daten mehrfach – in jedem System einzeln – zu pflegen.
Manche Anbieter bieten Exporte oder Schnittstellen zu anderen Anbietern an, jedoch ist der Verwaltungsaufwand bei einer All-in-One-Lösung am geringsten.
Eine besonders innovative Gesamtlösung für dein Personalmanagement bietet gastromatic, denn vom Anlegen der Mitarbeitenden im System bis zum Geld auf dem Konto werden bei uns alle Prozesse an einem Ort abgebildet.
Erfahre, wie du deinen Betrieb mit gastromatic digitalisierst
Kassensysteme
In der Gastronomie hat sich in den letzten Jahren ein Wandel vollzogen: Traditionelle elektronische Registrierkassen weichen zunehmend digitalen Kassensystemen.
Diese modernen Systeme setzen sich aus spezialisierter Kassensoftware und einem oder mehreren Endgeräten zusammen, wobei es sich beispielsweise um ein Kassenterminal oder ein Tablet handeln kann.
Je nach spezifischen Anforderungen der Gastronomie können zusätzliche Geräte wie Barcodescanner oder Waagen in das Kassensystem integriert werden.
Der Großteil der heutigen Lösungen ist cloudbasiert, wodurch jegliche Kennzahlen sofort und zu jeder Zeit zur Verfügung gestellt werden können. Es gibt Anbieter, die sich auf Einzelgastronomie spezialisiert haben und andere, die für die Bedürfnisse von Filialbetrieben optimiert sind.
Der große Vorteil beim Einsatz einer elektronischen Kasse ist, dass die Aufzeichnungen automatisch durchgeführt werden und man am Ende eines Tages ohne viel Aufwand den Z-Abschlag ziehen kann, welcher bei Prüfungen als Beleg für das Finanzamt gilt (GoDB-Konformität des Anbieters vorausgesetzt).
Die Tischverwaltung und Abrechnung deines Servicepersonals werden durch ein digitales Kassensystem vereinfacht, was wiederum Fehler bei Gastrechnungen reduziert. Änderungen im Speiseangebot lassen sich ebenfalls schnell umsetzen, was für einen gleichbleibenden Informationsstand im Team sorgt.
Durch den Einsatz von angebundenen Handhelds wird zudem Kommunikation zwischen Service, Bar und Küche erleichtert, was die Laufwege für die Servicekräfte verkürzt. Dadurch bleibt mehr Zeit am Gast, was wiederum zu mehr Umsatz führt.
Ein weiterer Vorteil eines digitalen Kassensystems ist die Möglichkeit der direkten Auswertung der Beliebtheit von Speisen und Getränken. Dadurch siehst du direkt, wie du mit deinem Angebot wirtschaftlich bleibst.
Der Markt bietet heutzutage eine Fülle von Anbietern, die eine direkte Vernetzung deines Kassensystems mit dem Warenwirtschaftssystem oder der Buchhaltung ermöglichen. Zu den bekannten Anbietern zählen beispielsweise VECTRON, Hypersoft, gastronovi und viele andere.
Warenwirtschaftssysteme
Idealerweise nutzt du ein digitales Kassensystem, das bereits mit einem Modul für die Warenwirtschaft ausgestattet ist oder eine Schnittstelle zu einem anderen Anbieter anbietet. Denn in der Gastronomie ist ein Warenwirtschaftssystem ein entscheidender Bestandteil des Betriebsmanagements.
Diese Systeme helfen dir als Gastronom*in dabei, den Überblick über Warenbestände und -ströme zu behalten und unterstützen dich bei der Verwaltung von Lebensmittelvorräten, Getränkebeständen und anderen Produkten, die für deinen Betrieb und die Zubereitung von Speisen und Getränken benötigt werden.
Ein Warenwirtschaftssystem in der Gastronomie ermöglicht dir ein umfassendes Bestandsmanagement, was durch Aufzeichnung von Wareneingängen (Lieferungen) und Warenabgängen (Verkauf, Bruch) geschieht. So können z. B. Rechnungen von Lieferungen direkt im System hinterlegt werden, was dir wiederum Zeit bei der Buchhaltung spart.
Wird im Service ein Artikel boniert, wird der Bestand dann entsprechend reduziert, weil im Hintergrund eines jeden Artikels der Speisekarte das Rezept und die Mengenangabe gespeichert ist. Auch etwaige Abweichungen durch Schankverluste können hinterlegt werden.
Dadurch bekommst du täglich einen Ist-Bestand der verfügbaren Artikel in Lager und Kühlhäusern und kannst unmittelbar reagieren, indem du die benötigten Zutaten aufstockst.
Das Rezeptmanagement hilft dir außerdem dabei, die Kosten pro Artikel zu kalkulieren und zu kontrollieren, während eine Verbrauchsanalyse Aufschluss über die Beliebtheit von Produkten gibt. So hast du jederzeit volle Kostenkontrolle und kannst deine Menüpreise rentabel gestalten.
Durch das Lieferantenmanagement kannst du zudem Bestellungen effizient handhaben und die Kommunikation mit Zulieferern optimieren.
Digitale Komplettlösung für dein Personalmanagement
Mit gastromatic hast du eine Komplettlösung an der Hand, die dir dabei hilft, dein Personalmanagement in der Gastronomie von der Anstellung bis zur Zahlung zu digitalisieren, ohne dabei mehrfach deine Daten einpflegen zu müssen. Und so geht's:
Papierloses Mitarbeitermanagement
Lade Mitarbeiterdaten und Bescheinigungen direkt in die digitale Personalakte hoch und versehe sie mit Labels und Kategorien, um immer den aktuellen Status im Blick zu behalten.
Zudem wirst du automatisch erinnert, wenn ein Dokument bald abläuft. Wichtige Unterlagen kannst du direkt via App bei deinem Team anfordern und deine Mitarbeitenden können ihre Dokumente ebenfalls via App einsehen.
Bedarfsorientierte und digitale Dienstplanung
Mit gastromatic erstellst und veröffentlichst du deinen Dienstplan online und ohne lästige Excel-Listen oder Papierzettel. Mit Hilfe von Schichthüllen kannst du deinen Personalbedarf exakt planen und neben der Uhrzeit kannst du den Bedarf durch weitere Anforderungen wie Eigenschaften, Positionen und Anstellungstypen verfeinern.
Via App teilst du den Dienstplan dann ganz einfach mit deinem Team und bekommst Lesebestätigungen, wenn dieser geöffnet wurde. Deine Mitarbeitenden können über die App wiederum ihre Wunscharbeitszeiten abgeben, sich auf Schichten bewerben und auch Abwesenheitsanträge stellen. So kannst du deine Personalkosten senken und gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit steigern.
Mobile Erfassung und Verwaltung von Arbeitszeiten
Mit gastromatic erfasst du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeitenden digital, minutengenau und rechtssicher. Du hast die Wahl, ob dein Team sich via Stempeluhr (Tablet) im Laden oder über die App einstempelt.
Überstunden, Pausen und Zuschläge werden automatisch berechnet. Durch unsere cloud-basierte Lösung kannst du jederzeit und von überall auf die Daten zugreifen, um sie auszuwerten.
Effiziente Lohnbuchhaltung
Die gestempelten Zeiten und Stammdaten aus gastromatic stehen danach automatisch unserem Expert*innen-Team rund um das Thema Lohnbuchhaltung zur Verfügung.
Die Gehaltsabrechnung ist standardisiert und mit wenigen Schritten in kürzester Zeit erledigt, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand für dich.
Einfache Datenübertragung durch Schnittstellen
Die Daten, die du in gastromatic sammelst und pflegst, kannst du durch Integrationen dann auch in anderen Programmen nutzen – und das ohne doppelte Datenpflege!
Egal ob Kassensoftware, Tischreservierung, HR-Funktionen, Controlling, Lohnbuchhaltung – wir haben bereits eine Vielzahl an Schnittstellen zu den gängigsten Anbietern.
Anbindung deiner Kassensoftware
So synchronisiert bspw. die Schnittstelle zwischen deinem Kassensystem und gastromatic automatisch deine Brutto- und Nettoumsätze in Echtzeit. Dadurch werden in gastromatic aktuelle Werte zu Personaleinsatzquote, Mitarbeiterproduktivität und Umsatz für deine optimale Schichtplanung zur Verfügung gestellt.
Auf diese Weise hast du stets den Überblick und kannst genau die Anzahl an Mitarbeitenden einplanen, die für einen reibungslosen Betriebsablauf notwendig sind.
Controlling und Warenwirtschaft
Wenn es um Controlling geht, z. B. um Warenwirtschaft, bietet dir die Schnittstelle zwischen gastromatic und unserem Partner MEINbusiness eine Lösung für automatisierte Berichte und Betriebssteuerung.
Die Software vereint verschiedene Funktionen wie ERP, Warenwirtschaft und BI-Tool und ermöglicht dir so eine standardisierte und vereinfachte Nutzung in der Gastro.
Reservierungssystem
Die Schnittstelle zwischen deinem Tischreservierungssystem und gastromatic synchronisiert wiederum die Anzahl der zu erwartenden Gäste und Tischreservierungen.
Diese kannst du dir direkt in der Schichtplanung anzeigen lassen und deine Mitarbeitenden je nach Auslastung optimal einplanen.
Fazit
Digitalisierung in der Gastronomie ist mehr als nur ein Trend – es ist dein Ticket zu einem entspannteren Arbeitsalltag. Du sparst Zeit mit digitalen Kassensystemen, erleichterst die Planung mit Online-Tischreservierungen und behältst deine Zahlen mit smarten Tools im Blick.
Dein Personal atmet dank optimierter Dienstpläne auf und dein Betrieb glänzt mit besserem Service, weil wieder mehr Zeit für die Gäste bleibt. Kurz gesagt: Digitale Hilfsmittel sind die Zutaten für einen modernen Betrieb, von denen nicht nur du, sondern auch deine Gäste profitieren.
Verweise
Dieser Artikel ist Teil unserer Themenseite: Dienstplan erstellen
Personalakten führen? Ja, aber bitte digital!
Bye-bye Papierchaos
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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