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Automatisierter Dienstplan

Deep Dive mit Patrick Pötzsch: Mit Daten und Algorithmen zum optimalen Dienstplan

  • 1.
    Kurz und Knapp
  • 2.
    Über Patrick Pötzsch
  • 3.
    Welche Bedeutung hat der Dienstplan fürs Unternehmen?
  • 4.
    Digitalisierung weiterhin auf dem Vormarsch
  • 5.
    Wie geht’s mit diesen digitalen Veränderungen weiter?
  • 6.
    Exklusiver Einblick in die Entwicklung bei gastromatic
  • 7.
    Die Prozesse im Hintergrund und der Umgang mit Fehlern
  • 8.
    Gibt es eine Target-Betriebsgröße für den automatisierten Dienstplan?
  • 9.
    Fazit

Kurz und Knapp

Das Motto des Tages war „Reset für den Restart“ – und nur kurze Zeit später ist klar: Der Zeitpunkt hätte passender nicht sein können. Nachdem die Branche sieben Monate lang auf Eis lag, stehen die Zeichen jetzt auf Neuanfang.
Die Inhalte der POW sollen diesen Prozess begleiten und neue Impulse und Inspirationen liefern, die alle Gastronom*innen mit Denkanstößen, frischen Ideen und Veränderungskraft unterstützen. Das ein oder andere Thema erfordert sicherlich ein höheres Maß an Ehrlichkeit zu sich selbst und kann unter Umständen unbequeme Wahrheiten ans Licht bringen. Gemeinsam haben wir uns für die POW daher folgende Fragen gestellt: Was bewegt die Branche? Wovor muss man sich verabschieden, weil die Traditionen veraltet sind und in der Krise nicht mehr funktioniert? In welchen Bereichen muss man ehrlich zu sich sein und Veränderungen anregen, wo sie notwendig sind?
Im heutigen und letzten Deep Dive aus der POW 2021 erzählt Patrick, welche Rolle Digitalisierung und Automatisierung bei der Dienstplanerstellung spielen und wie sie den gastronomischen Alltag bereichern können. Er stellt verschiedene Kennzahlen vor und zeigt im Video, wie genau eine automatisierte Dienstplanerstellung in der Praxis aussieht, um letztendlich das errechnete Schichtgerüst mit Mitarbeitenden zu besetzen.

Über Patrick Pötzsch

Patrick ist einer der fünf Mitbegründer von gastromatic. Die Idee, als Branchenfremder ein Unternehmen zu gründen und eine Planungssoftware zu kreieren, wurde in einem gemeinsamen Brainstorming der Gründer 2013 geboren. Seitdem ist Patrick dort in der Rolle des Geschäftsführers tätig und hat als Wirtschaftsingenieur einen geübten Blick für Kennzahlen, betriebliche Abläufe und die technische Wirtschaftlichkeit.

Welche Bedeutung hat der Dienstplan fürs Unternehmen?

Die meisten Menschen in der Gastronomie und Hotellerie werden in ihrem Arbeitsalltag damit konfrontiert, Dienstpläne zu schreiben. Wir alle wissen also, dass der Dienstplan ein sehr kritischer Betriebsprozess ist, weil er einige sehr wichtige Faktoren steuert: die Gästezufriedenheit, die Mitarbeiterzufriedenheit, die Umsatzentwicklung und insgesamt auch die Kosten im Betrieb.
In diesem Deep Dive nimmt Patrick uns mit in eine Zukunftswelt – wo geht’s eigentlich mit dem Dienstplan hin? Die Welt entwickelt sich aktuell ziemlich schnell, es gibt immer mehr Rechenkapazität, immer mehr Power in der Cloud und immer mehr verfügbare Daten; auch die künstliche Intelligenz befindet sich immer mehr auf dem Vormarsch. Wir stellen uns heute die Frage: was bedeutet das nun alles für diesen kritischen Betriebsprozess der Dienstplanung?

Digitalisierung weiterhin auf dem Vormarsch

Patrick und gastromatic sind der Überzeugung, dass die Entwicklung in den nächsten Jahren weiterhin stark zunehmen wird. Sie sehen diese Veränderung bereits seit Gründung des Unternehmens – also inzwischen seit 8 Jahren. Damals war der Plan, einen digitalen Dienstplan sowohl im Browser als auch in einer App zu programmieren, eine eher kühne Idee. Inzwischen ist es etwas, das die meisten Arbeitgeber*innen und Arbeitsnehmer*innen aus dem eigenen Arbeitsalltag kennen: Digitale Dienstpläne sind nichts fremdes mehr. Die Digitalisierung in den letzten Jahren ist rasant vorangeschritten und die Selbstverständlichkeit, mit der diese Tools genutzt werden, nimmt stetig zu. Das beste Beispiel hierfür ist die POW selbst: das Event war rein digital konzipiert und die Webanwendungen wurden von den Teilnehmer*innen ganz selbstverständlich genutzt.

Wie geht’s mit diesen digitalen Veränderungen weiter?

gastromatic hat 2020 einen Algorithmus auf den Markt gebracht, um das individuell aufgebaute Schichtgerüst automatisiert mit Mitarbeitenden zu besetzen. Die Innovation, Mitarbeitende automatisch auf ein gegebenes Schichtgerüst zuzuweisen, gibt es vereinzelt bereits und vorausschauend wird sich in diesem Bereich noch einiges entwickeln. Patrick und gastromatic haben in dem Zusammenhang die Analogie vom autonomem Fahren herangezogen: sie glauben daran, dass es jetzt einzelne Stufen gibt bis zur vollständigen Automatisierung des Dienstplans; die Endstufe wäre dann das automatische Ausführen des Dienstplans, ohne dass man als Planer*in die einzelnen Parameter noch bearbeiten muss. Genau diese Automatisierungen helfen den Unternehmen dabei, mehr Zeit für die Mitarbeitenden zu haben und unterstützen sie dabei, einen mitarbeiterzentrierten Führungsstil zu verfolgen; denn wie wir aus den bereits resümierten Deep Dives der POW gelernt haben: der Fokus auf die Mitarbeiter*innen und die Menschen im Betrieb, hilft Unternehmen dabei, sich weiterzuentwickeln und sorgt für ein ausgeglichenes Betriebsklima.

Exklusiver Einblick in die Entwicklung bei gastromatic

Zwei große Teile in der Entwicklung einer Software, an der gastromatic schon länger tüftelt, stellt Patrick vor. Die Software weist die Richtung für die komplette Automatisierung des Dienstplans.
  • Prognosen – ein wesentlicher kritischer Punkt. Hierbei geht es um Umsätze oder Traffic, die durch eine Künstliche Intelligenz mit einer sehr guten Genauigkeit automatisch vorhergesagt werden sollen. Gute Genauigkeit ist natürlich Auslegungssache ;-) Ziel ist es aber, dass die KI die manuellen Schätzungen, die man sonst vornehmen würde, schlagen kann. Man darf außerdem nicht unterschätzen, dass die KI dabei nicht müde wird und unentwegt Prognosen und Schätzungen kalkuliert.
  • Die Erstellung des Schichtgerüsts – aktuell wird das noch manuell gehandhabt. Man muss sich also überlegen: Wann brauche ich jemanden im Service? Wann muss die Küche besetzt sein? Das Ganze soll zukünftig auch automatisch passieren – dafür braucht man einen Algorithmus, dem die Regeln vorgegeben werden und die Prognosen der KI. Gemeinsam mit den Regeln und den Prognosen kann der Schichtplan dann automatisch erstellt werden.
Grundsätzlich haben KPIs (Key Performance Indicators – zu Deutsch: Schlüsselkennzahlen), die es jetzt neu gibt im Dienstplan, einen sehr großen Einfluss; sie stellen nämlich immer den Rahmen dar, in dem man sich bewegt. Die KPIs gibt es immer und in diesem Gefüge muss man sich den Dienstplan letztendlich bauen – er muss in den Rahmen passen, weshalb sie für die Zukunft elementar sind.
Schaut gerne in das oben verlinkte Video rein, dort seht ihr, wie genau es eigentlich aussieht, wenn man sich Umsätze und Gästezahlen von der KI prognostizieren lässt. In der Erstellung des Schichtgerüsts sind diese beiden Faktoren ein essentieller Schritt, um Regelsätze zu erstellen, nach denen der Dienstplan gebaut werden soll. In diesem Schritt können verschiedene Kennzeichen bestimmt werden, die individuell auf das Unternehmen zugeschnitten sind und unter anderem einbeziehen, wie viel Umsatz generiert werden soll, wie viele Mitarbeitende vor Ort sein sollen und welche Zeiträume dafür zur Verfügung stehen. Wenn man sich seinen Regelsatz dann zusammengestellt hat, ist es die Aufgabe des Algorithmus, das bestmögliche Schichtgerüst zu generieren. Und das ist ein wichtiger Automatisierungsschritt, bevor man die Mitarbeitenden zuweist. Der Algorithmus bemüht sich darum, den eingestellten Bedarf bestmöglich einzuhalten und versucht genau den Bedarf, der durch den Regelsatz vorgegeben wurde, zu treffen.
Die Zahlen aus der Prognose bilden sich aus vielen unterschiedlichen Datensätzen; unter anderem spielen die Kassendaten eine große Rolle, aber es werden auch externe Daten hinzugezogen wie Wetter- und Verkehrsdaten. Diese umfänglichen Daten werden dann zur Verarbeitung eingespeist und die KI versucht Muster zu finden und aufgrund dieser Muster aus der Vergangenheit Prognosen zu erstellen.
Wie genau es aussieht, wenn die Software nach ausgewähltem Regelsatz den Algorithmus anschmeißt und euren Dienstplan erstellt, könnt ihr hier verfolgen. Es werden ganz viele Möglichkeiten ausprobiert, um die Mitarbeitenden auf die möglichen Schichthüllen zu verteilen und sie dann letztendlich mit den Mitarbeitenden zu füllen und in einem Schichtgerüst zu vereinen. Hier seht ihr auch die ganze Kette von Prognosen, über Bedarf, zur endgültigen Mitarbeiterbesetzung der Schichten. Perspektivisch betrachtet soll dieser gesamte Prozess mit einem Klick vollbracht werden können.

Die Prozesse im Hintergrund und der Umgang mit Fehlern

Es gibt insgesamt drei Algorithmen im Hintergrund des gesamten Automatisierungsprozesses:
  • die Prognosen,
  • die Bedarfserstellung
  • und die Mitarbeiterplanung.
Aus Gastronom*innen-Sicht könnte man hinterfragen, ob es nicht auch eine gewisse Fehleranfälligkeit durch die Komplexität der einzelnen Faktoren gibt. Natürlich ist es bei Prognosen durch Künstliche Intelligenzen immer möglich, dass sich Fehler einschleichen, da die Zukunft erfahrungsgemäß nicht zu 100 Prozent auf der Vergangenheit fußt. Fakt ist aber, dass es in der Software genügend Stellschrauben gibt, um einem Fehler vorher schon entgegenzuwirken. Wichtig ist aber in erster Linie individuell herauszufinden, was im Betrieb gut funktioniert, welche KPIs einen passenden Rahmen vorgeben und diese dann zu befolgen. Sobald ein passender Regelsatz erstellt wurde, läuft das Automatisierungsrad von selbst.

Gibt es eine Target-Betriebsgröße für den automatisierten Dienstplan?

Die Idee ist, dass es in der Zukunft egal ist, für welchen Betrieb man die Software nutzt – jeder Schichtplan soll automatisiert werden können. Die gesammelten Daten, die dafür genutzt werden, sollen einfach im Hintergrund laufen und nicht mehr manuell eingepflegt werden müssen. Die Anwendbarkeit soll also für alle Betriebe zugänglich sein (jedenfalls diejenigen, die überhaupt mit Dienstplänen arbeiten); sie können den Dienstplan dann mit dem bereits angelegten Regelsatz einfach nur noch bestimmten lassen, ohne wiederkehrend und manuell das Regelwerk anpassen zu müssen. Als Anwender*in soll man bestenfalls gar nichts mehr machen müssen – die internen und externen Daten werden einfach gezogen und man kriegt automatisch Prognosen geliefert.

Fazit

Die Entwicklung der letzten Jahre war rasant – zuerst stand die Digitalisierung des Dienstplanes auf dem Programm und inzwischen sind wir der vollständigen Automatisierung durch Prognosen und Algorithmen einen sehr großen Schritt nähergekommen. Gerade im Hinblick auf die Fairness im Betrieb und die Berücksichtigung von Wunschzeiten, haben Algorithmen und die Automatisierung die Nase vorne – hier werden Schichten ohne personelle Präferenzen zugeteilt. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Zeit, die mithilfe von Automatisierungsprogrammen gewonnen wird. Diese Zeit kann man in seine Mitarbeitenden investieren und somit zu einem produktiven und wertschätzenden Arbeitsumfeld beitragen.
Hinweis: Hierbei handelt es sich um unverbindliche Informationen. Die Autor*innen übernehmen keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der bereitgestellten Informationen, welche auch keine individuelle Rechtsberatung darstellen.
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