Kunde
Hinter der Agentur Crafthouse mit Sitz in Emmenbrücke stecken Thierry Fuhrer und Claudio Affolter, die neben der Beratung von bestehenden gastronomischen Betrieben mit Mitarbeiterzahlen zwischen 10 – 200 und der Neukonzeptionierung von Restaurants, auch selbst sechs Betriebe leiten.
Herausforderung
• Unterschiedliche Betriebe mit verschiedenen Herangehensweisen sorgen für Unübersichtlichkeit
und schlechte Planbarkeit
• Fehleranfällige Prozesse und fehlende Transparenz gegenüber Mitarbeitenden führen zu Unzufriedenheit
im Team
Lösung
• Betriebsübergreifende Standardisierung der Personalorganisation ermöglicht Vergleichbarkeit
und Übersichtlichkeit
• Kombination aus Dienstplanung, Zeiterfassung und Auswertung ermöglicht schnelle, fehlerfreie Prozesse und transparente Kommunikation mit den Mitarbeitenden
Das Problem
Die Geschäftsführer Thierry Fuhrer und Claudio Affolter der Agentur Crafthouse betreiben verschiedene Restaurants und andere gastronomische Angebote. Das ging mit Unübersichtlichkeit einher, denn zunächst haben die jeweiligen Restaurant- und Betriebsleitenden mit eigenen Systemen in der Personalplanung gearbeitet: vom händischen Schreiben über Word, Excel oder auch nur die mündliche Vereinbarung zu Arbeitszeiten, war alles dabei.
So war es Crafthouse unmöglich, eine Vergleichbarkeit zwischen den Betrieben zu schaffen und die – mit dem bunten Mix an Vorgehensweisen einhergehenden – administrativen Tätigkeiten schossen unnötig in die Höhe. Dazu zählten vor allem das Erfassen, Übertragen und Auswerten der Arbeitszeiten.
Mitarbeitende stempelten sich über das Kassen-system ein und aus und gaben den dadurch erzeugten kleinen Zettel ab. Das Ergebnis: eine große, ungeordnete Box an Zettelchen, die sich über den Monat füllte. Oft gingen Zettel verloren oder wurden vergessen abzugeben. Das machte einerseits viel Arbeit für die Person, die sich die Informationen dann mühsam zusammenklauben musste, andererseits führte die Intransparenz bezüglich der Arbeitszeiten auch zu Unzufriedenheit bei den Mitarbeitenden. Die Schichtvergabe kam ihnen zudem wie ein Lotterie-Spiel vor und von Planungssicherheit konnte auch keine Rede sein. Eine rundum unzufriedenstellende Situation. Vor allem in Zeiten so vielseitiger digitaler Möglichkeiten.
Die Lösung
Thierry Fuhrer war klar: hier muss sich etwas ändern.
Er schaute sich bei verschiedenen Anbietern um und entschied sich für gastromatic PRO. Zum einen gefiel ihm das durchdachte und übersichtliche Design. Außerdem war ihm wichtig, dass die Lösung cloudbasiert war, ein absolutes Muss für das Leiten mehrerer Betriebe. Durch die Einführung von gastromatic in alle Betriebe hat Crafthouse sich so eine Vergleichbarkeit geschaffen. Die Kennzahlen im Dienstplan liefern unter anderem die Grundlage für Bonuszahlungen an die Betriebsleitenden. Was vorher schlicht nicht erfasst werden konnte, liefert gastromatic jetzt als Nebenprodukt. Das Dienstplan- Controlling gibt Thierry und Claudio zusätzlich die Möglichkeit schnell einzugreifen, wenn etwas grund-legend falsch läuft.
Das ist besonders in ihrer beratenden Tätigkeit essentiell wichtig. Neben den Kennzahlen ist Thierry aber auch überzeugt von der Kombination aus Dienstplanung, Zeiterfassung und Auswertung. Die Mitarbeitenden in den Betrieben geben dazu seit Einführung von gastromatic durchweg positives Feedback. Vor allem die Transparenz durch die Mitarbeiter-App trägt zur erhöhten Mitarbeiter-zufriedenheit bei. Dienstpläne können einfach und objektiv fair konzipiert und kommuniziert, Abwesenheiten beantragt und Arbeitszeitkonten eingesehen werden. Das führt zu Nachvollziehbarkeit und Planbarkeit für die Mitarbeitenden. Aber auch für Thierry und Claudio. Die Rückverfolgbarkeit vergangener Dienstpläne für Betriebsprüfungen und Co. ist vor allem für die beiden Geschäftsführer wichtig. Kurzum: Mitarbeitende, Planende und Geschäftsführer haben durch gastromatic alle relevanten Informationen an einem Ort und sparen dadurch Zeit, Geld und vor allem Nerven.
Mit welchen drei Adjektiven würdest du
gastromatic beschreiben?
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„„Schnell, produktiv und durchdacht““
Das Ergebnis
Durch gastromatic hat Crafthouse in den eigenen wie auch in den betreuten Gastronomien eine betriebsübergreifende Standardisierung erzielt, die es ermöglicht, wirtschaftliche Ziele zu setzen und zu verfolgen. Die Einheitlichkeit bietet vor allem den Geschäftsführern eine essentielle Übersicht der Betriebe. Fast noch wichtiger ist aber, dass das System mit der Mitarbeiter-App mehr Transparenz für die Mitarbeitenden bietet und so die Zufriedenheit gesteigert hat.
Das trägt einerseits zu einem besseren Arbeitsklima bei, hat aber auch wirtschaftlich gesehen Auswirkungen. Wer glückliche Mitarbeitende hat, der*die muss auch nicht immer wieder rekrutieren und hat für neue Stellen bereits einen guten Ruf auf dem Arbeitsmarkt. Die Arbeitszeiterfassung trägt außerdem dazu bei, dass der administrative Aufwand für das Übertragen und Auswerten der Zeiten sich auf ein Minimum reduziert hat. Die freigewordene Zeit kann jetzt sinnvoller eingesetzt werden.
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