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Kunde

Michael Seidel ist Leiter für Personal und Unterneh-menskultur bei casualfood, einem Unternehmen in der Verkehrsgastronomie. Mit kleinen mobilen Einheiten, Restaurants, Bars und Convenience Shops sorgen die Mitarbeitenden von casualfood vor allem an deutschen Flughäfen für unser leibliches Wohl vor dem Abflug.

Herausforderung

• Viele Verkaufspunkte mit unterschiedlichen Anforderungen • Das Planen mit Excel, die manuelle Zeiterfassung und die Art der Kommunikation mit den Mitarbeitenden konnten das Wachstum des Unternehmens nicht nachhaltig begleiten

Lösung

• Das Rechtemanagement erlaubt das Abbilden der besonderen Unternehmensstruktur. • Vereinfachte Dienstplanung, Zeiterfassung, Mitarbeitenden-Kommunikation & integrierte Lohnvorbereitung in einem System. • Einfache Weitergabe der relevanten Informationen an die unterschiedlichen Abteilungen.

Verkehrsgastronomie

Branche

ca. 500

Mitarbeitende

55

Verkaufspunkte

Das Problem

casualfood hat vor gastromatic die Dienstpläne via Excel erstellt und anschließend im Unternehmen ausgehängt. So mussten Mitarbeitende immer vor Ort nach ihren Schichten schauen. Wenn sich an den Schichten etwas änderte oder Ersatz gebraucht wurde, musste der*die Planer*in viel Zeit am Telefon verbringen, um die entsprechende Schicht anderweitig zu besetzen. Die Zeiterfassung für die Schichten lief manuell über Listen. Das so geschaffene Gesamtsystem funktionierte auch soweit so gut, bis das Unternehmen immer größer wurde und das Abbilden der auszubezahlenden Überstunden ohne Software nicht mehr sinnvoll möglich war.
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Wir haben ca. 45 Mitarbeitende, die über unterschiedliche Informationen im System verfügen können müssen, da ist die Rechteverwaltung und das Anlegen von Rollen einfach eine richtige Arbeitserleichterung für uns.MICHAEL SEIDEL, CASUALFOOD
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Die Lösung

casualfood ist bereits seit 2016 Kunde bei gastromatic und hat somit während des eigenen Wachstums auch viele Entwicklungsstufen der Software miterlebt. Michael freut sich, dass in der Produktentwicklung vor allem auf die Bedürfnisse von Kund*innen eingegangen wird, um das Tool mit Branchenfokus Hospitality noch attraktiver zu machen. casualfood nutzt gastromatic für viele Personalprozesse, dazu gehören die Dienstplanung, Mitarbeitenden-Kommunikation via App, Zeiterfassung, integrierte Lohnvorbereitung sowie die Urlaubsplanung & Urlaubsverwaltung. Obwohl er selbst keine Dienstpläne schreibt, erzählt Michael, dass vor allem die beim Dienstplanschreiben zur Verfügung stehenden Informationen zu Mitarbeitenden-Anzahl, Beschäftigungsart, verfügbaren Tagen und vieles mehr bei seinem Team gut ankommen und die Planung um ein Vielfaches vereinfachen. Über das reine Planen von Schichten hinaus ist auch die Kommunikation an die Mitarbeitenden optimiert, da Dienstpläne sowie Änderungen und neu zu besetzende Schichten direkt über die App mitgeteilt werden können. So wissen Mitarbeitende ohne in den Betrieb zu kommen, wann ihr nächster Arbeitseinsatz beginnt und können sich bequem auf freie Schichten bewerben. Das Telefonieren wird dadurch zwar nicht komplett ersetzt, aber die automatisierten Prozesse in der Kommunikation stellen eine starke Verbesserung zu vorherigen Prozessen dar. Über die Zeiterfassung, die mit dem Dienstplan gekoppelt ist, erfassen die Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten, die dann von den Abteilungsleiter*innen bestätigt werden. An dieser Stelle kommt dann auch Michael mit ins Spiel, denn er verwaltet mit seinen Kolleg*innen die Zeiten für die Lohnabrechnung und kümmert sich um Urlaubsverwaltung, Fehlzeiten sowie um das Anlegen neuer Mitarbeiter*innen im System samt wichtiger Informationen und allen Rand-bedingungen. Vor allem die nahtlose Übergabe der Daten aus den verschiedenen Verkaufspunkten an Michaels Abteilung, sowie die Möglichkeit für die einzelnen Mitarbeitenden eine differenzierte Rechteverwaltung zu erstellen, überzeugen Michael Seidel in seiner täglichen Arbeit.
Mit welchen drei Adjektiven würdest du
gastromatic beschreiben?

„Unkompliziert, kundenzentriert und frisch“

Das Ergebnis

Für das starke Wachstum von casualfood war der Einsatz einer Software wie gastromatic irgendwann unabdingbar. Sie hat viele Prozesse vereinfacht und trägt zu einer optimalen Ver- zahnung der verschiedenen Abteilungen und ihren jeweiligen Aufgabenbereichen bei. Neben Dienstplanung, Zeiterfassung & Co. ist Michael noch von drei weiteren Aspekten besonders begeistert. Das ist die Prüfungssicherheit, die gastromatic für die Wirtschaftsprüfung mitbringt, die automatische Berechnung von SFN-Zuschlägen, die gerade in der Hospitality so wichtig ist, sowie das kürzlich leider relevant gewordene Thema der Kurzarbeit, die außerhalb von gastromatic für die vielen Mitarbeitenden manuell erstellt hätte werden müssen. Generell ist für Michael Seidel klar: gastromatic ist gerade für die Zeiterfassung bei dezentralen Betrieben in Kombination mit dem angebotenen Rechtemanagement ein optimales Tool für das Gastgewerbe.